par Vous ne connaissez que trop bien, les nombreuses excuses de vos collaborateurs les moins productifs. Ces petites habitudes à repousser inlassablement les tâches que vous leurs confier, finissent par peser lourd dans le management à distance de vos équipes en télétravail.
Le doute plane sur la productivité et l’implication générale, ce qui a tendance à vous faire regretter de laisser vos employés en télétravail. Ce manque de visibilité immédiate sur l’avancement des tâches vous pousse à échanger davantage avec vos équipe également. D’autant que certains savent très bien donner l’illusion d’être occupés, répondent aux messages juste ce qu’il faut pour ne pas éveiller les soupçons et reportent subtilement les vraies échéances en espérant que personne ne s’en rende compte.
Au-delà de l’impact immédiat sur votre organisation, la procrastination peut aussi nuire à la réputation de votre entreprise. Un client qui attend un livrable en retard, un partenaire qui doit revoir ses propres échéances parce que vous n’avez pas tenu les vôtres… Tout cela peut affecter la crédibilité de votre boîte et mettre en péril des relations professionnelles précieuses.
Je vous rassure, inutile d’envoyer un email groupé ou parcourir les annonces immobilières à la recherche d’un bureau hors de prix pour revoir tout le monde en présentiel. Puisque avec des méthodes adaptées (au travail à domicile) que je vais vous expliquer en détail, des outils bien choisis et une approche qui responsabilise sans oppresser, vous pouvez remettre vos procrastinateurs sur les rails.
1. Décomposer les tâches en étapes gérables
La procrastination vient souvent d’une sensation d’écrasement face à un travail qui semble trop long, trop difficile ou dont on ne sait pas par où commencer. Alors, plutôt que d’attendre qu’un collaborateur se débrouille seul face à une mission qu’il lui semble trop lourde, mieux vaut diviser la tâche en étapes plus accessibles. Cela permet de donner une direction claire et d’éviter que l’ensemble ne paraisse insurmontable.
L’idée est de structurer la progression de manière logique en définissant des actions précises à réaliser sur une période donnée. Au lieu d’un objectif global à long terme, mieux vaut proposer une suite d’actions intermédiaires avec des points d’étape réguliers. Cependant, pour que cette méthode fonctionne, il est essentiel d’apporter un cadre sans pour autant micromanager. Un suivi léger mais régulier aide à s’assurer que l’avancement est bien réel, sans donner l’impression d’un contrôle excessif. Un simple point de progression à intervalle défini suffit souvent à maintenir l’implication et à éviter qu’une tâche ne soit repoussée indéfiniment.
Les erreurs courantes en management à distance dans cette approche viennent principalement d’un manque de clarté. Si les étapes sont trop vagues, le collaborateur peut rester bloqué dès le départ. À l’inverse, découper une mission en trop de micro-tâches peut donner une impression de lourdeur et ralentir inutilement le processus.
Bon à savoir : Il faut aussi veiller à adapter la méthode aux différentes personnalités. Certains auront besoin d’un cadre très détaillé, d’autres préféreront plus d’autonomie avec des jalons plus souples.
2. Planifier des séances de co-working virtuelles
La solitude derrière un écran, sans cadre, peut créer une certaine forme d’ennui chez vos employés qui les pousse à la distraction. L’un des moyens les plus efficaces pour manager vos équipes à distance est d’instaurer des sessions de co-working virtuelles.
L’idée est simple, réunir plusieurs collaborateurs sur un créneau défini pour travailler ensemble, chacun sur ses propres missions, mais avec une présence collective qui crée un effet d’engagement. Ce format permet de recréer, à distance, une dynamique proche de celle d’un bureau où l’on sent une certaine émulation à voir les autres avancer sur leurs tâches.
Pour que ces sessions soient réellement productives, il est important de structurer leur déroulement. Elles peuvent commencer par un rapide tour de table où chacun annonce ce qu’il compte accomplir durant le créneau. Cela engage les participants à s’y tenir et évite de partir dans un travail trop vague. Une fois les objectifs posés, tout le monde se met au travail en restant connecté via un outil de visioconférence.
Toutefois, pour que ces séances ne deviennent pas contre-productives, il faut éviter certaines erreurs fréquentes. Une session trop longue risque de fatiguer et de perdre en efficacité, mieux vaut privilégier des formats courts, par exemple des blocs de 60 à 90 minutes, éventuellement entrecoupés de pauses. Il est aussi important de ne pas transformer ces moments en réunions déguisées : l’objectif est d’avancer sur ses tâches, pas de discuter en permanence.
3. Mettre en place un « buddy system » de productivité
Le principe est de jumeler deux collaborateurs qui vont se soutenir et se challenger pour rester productifs. Chacun devient le « buddy » (ou binôme) de l’autre et a pour mission de l’aider à avancer sur ses tâches, à garder le cap et à éviter les dérapages procrastinateurs.
Ce système fonctionne particulièrement bien, car il repose sur une dynamique d’engagement mutuel. Lorsqu’on sait que quelqu’un attend de nos nouvelles et s’attend à ce qu’on ait progressé, il devient beaucoup plus difficile de remettre à plus tard.
La mise en place est assez simple : il suffit d’associer des collaborateurs ayant des profils compatibles et des objectifs relativement similaires en termes de rythme de travail. Ensuite, on définit des règles de fonctionnement claires. Chaque binôme peut se fixer un point quotidien ou hebdomadaire, en visioconférence ou via un échange écrit, pour partager ses avancées et exprimer ses difficultés.
L’important est d’adapter la méthode aux habitudes de chacun pour qu’elle ne devienne pas une contrainte.
Évidemment, cette méthode peut échouer si elle est mal appliquée. Déjà, il faut veiller à ce que cette relation ne devienne pas une surveillance excessive qui génère du stress. De même, il n’est pas question de laisser chaque binôme s’auto-manager en vous contentant de distribuer les tâches à faire.
4. Faites preuve d’empathie et encouragez le dialogue
Parce que la procrastination n’est pas toujours liée à de la paresse ou un manque de sérieux (contrairement à la croyance populaire). Il y a souvent une raison plus profonde, un manque de confiance en ses capacités, la peur de l’échec ou encore une difficulté à se sentir légitime dans son rôle. Face à cette réalité, adopter une posture purement autoritaire et multiplier les rappels à l’ordre risque d’aggraver le problème.
À l’inverse, une approche empathique et bienveillante peut vraiment aider vos collaborateurs.
Attention, il ne s’agit pas de tolérer les retards ou de fermer les yeux sur un manque d’efficacité, mais plutôt d’identifier ce qui freine réellement la prise d’initiative. Être empathique ne signifie pas tout accepter, il faut trouver un juste équilibre entre bienveillance et exigence.
Une simple conversation peut suffire à débloquer certaines situations. N’hésitez pas à valoriser les efforts et les réussites, même les plus petites. Un manque de reconnaissance peut amplifier la tendance à procrastiner, surtout si un collaborateur a l’impression que son travail passe inaperçu.
5. Investissez dans des logiciels anti procrastination
Pour limiter les pertes de temps, il existe aujourd’hui des outils conçus spécifiquement pour lutter contre la procrastination et aider vos équipes à rester concentrées.
Certains permettent de bloquer l’accès aux sites distrayants pendant les heures de travail, comme Freedom ou Cold Turkey. D’autres, comme RescueTime, analysent le temps passé sur chaque application pour identifier où se perdent les précieuses minutes de la journée.
Selon moi, l’outil le plus puissant reste un gestionnaire de tâches collaboratif. Une plateforme comme Trello, Asana, Notion ou ClickUp permet d’organiser clairement le travail, d’assigner des responsabilités et de visualiser les échéances à venir. Lorsqu’un collaborateur voit ses tâches planifiées et progressives, il est moins tenté de procrastiner, car il sait exactement quoi faire et dans quel ordre.
Cependant, pour que ces outils soient réellement efficaces, il est essentiel de ne pas les multiplier sans réelle organisation sinon c’est contre-productif. L’idéal est de tester différentes solutions et d’opter pour celles qui correspondent le mieux à la culture et aux habitudes de travail de votre équipe.
6. Assurez-vous que chacun ait un espace confortable où travailler
Le confort de travail, ce n’est pas un luxe mais une nécessité. Un mauvais aménagement peut entraîner fatigue, douleurs musculaires et, inévitablement, de la procrastination. Si se mettre au travail devient une corvée physique avant même de commencer, il est logique que la tentation de repousser les tâches soit plus forte.
Vous devez alors vous assurer, en tant que manager à distance, que chacun de vos collaborateurs dispose d’un environnement adapté. Bien que vous ne puissiez pas aménager personnellement le bureau de chacun, vous pouvez commencer par un simple échange sur les problèmes de chacun en télétravail. Comme des bruits ambiants des enfants à une certaine heure de la journée, une chaise de bureau en passe de rendre son dernier souffle ou bien une connexion un peu lente par moment.
Certaines entreprises optent pour une « subvention télétravail » permettant aux employés d’investir dans du matériel ergonomique : chaise de bureau, second écran, support pour ordinateur portable… Cependant, tous ces équipements appartiennent à votre entreprise et devront être accompagnés d’un contrat signé des deux parties en cas de casse, de perte ou de vol (on ne sait jamais).
7. Remotivez-les avec des mini-challenges
Les mini challenges, c’est personnellement ce que je préfère, car cela permet d’introduire une dose de motivation collective pour des tâches habituellement monotones et redondantes jour après jour. Le fait d’avoir une échéance courte et un but clair réduit l’envie de remettre à plus tard.
Libre à vous de proposer des récompenses, physiques ou virtuelles, peu importe.
Selon moi, les challenges en binôme inspirés du « buddy system » sont la meilleure option pour éviter que certains ne se découragent si l’issue leur semble perdante. L’important, c’est de ne pas tomber dans le piège de la compétition malsaine. Les challenges doivent rester ludiques et accessibles.
8. Attention aux réunions abusives
Le problème, ce n’est pas la réunion en soi, mais sa fréquence et son utilité. Trop souvent, on planifie des points hebdomadaires “au cas où” ou des bilans interminables alors qu’un simple message écrit suffirait. C’est l’erreur la plus courante des managers, qu’ils soient à distance ou non.
Rappelez-vous que plus une réunion s’éternise, plus elle devient contre-productive. Fixez un temps maximal de 30 à 45 minutes et tenez-vous en. Si un sujet demande plus de temps, c’est souvent le signe qu’il faut revoir son organisation en amont. Puisqu’après une heure et demie de discussion stérile, qui a encore l’énergie de se replonger immédiatement dans une tâche complexe… ?
Autre point essentiel, demandez à tous les participants d’activer la webcam durant toute la réunion, vous éviterez ainsi que certains en profitent pour s’attarder sur d’autres occupations.
Je vous invite à jeter un œil sur mon article dédié aux réunions virtuelles pour aller plus loin -> Manager à distance : Comment optimiser l’organisation de vos visioconférences.
9. Aidez-les à organiser efficacement leur temps
Si certains de vos collaborateurs procrastinent, ce n’est pas toujours par pure mauvaise foi. Parfois, ils se retrouvent simplement noyés sous les tâches, ne savent pas par où commencer ou galèrent avec des outils qu’ils maîtrisent mal.
Avant de leur reprocher leur manque de réactivité, posez-vous la question : ont-ils les bonnes méthodes pour structurer leur travail ? Si ce n’est pas le cas, c’est le moment de les former.
Commencez par les bases, la gestion du temps. Certains ont du mal à estimer combien de temps leur prendra une tâche et finissent par la repousser indéfiniment. Vous pouvez leur présenter des techniques simples comme la méthode Pomodoro ou le time blocking (réserver des créneaux précis dans leur agenda pour chaque tâche).
Rien de révolutionnaire, mais bien appliqué, ça peut tout changer.
10. Affichez votre leadership et rappelez-leur la direction de l’entreprise
Pourquoi se presser quand on ne voit pas l’impact de son travail ?
C’est là que votre rôle de leader prend tout son sens. Vous devez être le capitaine du navire, celui qui rappelle régulièrement où vous allez et pourquoi. Si vos collaborateurs savent clairement dans quelle direction l’entreprise évolue, qu’ils comprennent leur rôle dans cette progression et qu’ils sentent que leurs efforts ont un vrai impact, ils seront naturellement plus motivés à avancer.
Ne pensez pas que tout le monde est naturellement motivé par les mêmes choses que vous. Chaque collaborateur a ses propres leviers d’engagement. Certains seront motivés par l’impact de leur travail, d’autres par la progression de leur carrière, d’autres encore par le sentiment d’appartenance à une équipe soudée.
Ce qu’il faut retenir
Manager des procrastinateurs à distance peut être plus facile que vous ne le pensez, bien que cela nécessite tout de même une adaptation dans vos pratiques managériales. Il est essentiel d’aller un peu plus loin en comprenant les raisons sous-jacentes de la procrastination.
Votre rôle en tant que manager à distance, ou dirigeant, n’est pas seulement d’imposer des règles, mais aussi de comprendre ce qui freine vos collaborateurs et de les aider à retrouver le goût du travail bien fait.
