par Que ce soit à distance ou en présentiel, les visioconférences sont essentielles pour faire passer des ordres, coordonner les équipes, clarifier les objectifs et suivre l’avancement des tâches sur les projets que vous pilotez depuis plusieurs semaines. Cependant, il vous arrive fréquemment de gérer des discussions qui partent dans tous les sens ou d’essayer de maintenir l’engagement des participants.
Après de longues heures passées en réunion virtuelle, il n’est pas rare de recevoir des messages privés, souvent chargés de questions liées à la réunion. Ces messages peuvent concerner des points qui n’ont pas été suffisamment clarifiés, des décisions qui semblent floues ou des détails qui n’ont pas été abordés pendant la réunion.
Mais avant de jeter votre ordinateur par la fenêtre, je vous propose mes meilleurs conseils pour mieux organiser vos visioconférences. Avec les bonnes pratiques, vous pouvez faire en sorte que chaque visioconférence soit non seulement plus efficace, mais aussi plus agréable pour vous et votre équipe.
I. Pourquoi c’est important de bien organiser vos réunions en visioconférence ?
Pour comprendre pourquoi il est essentiel de bien organiser vos réunions en visioconférence, il faut saisir l’impact qu’une bonne préparation peut avoir sur votre efficacité globale.
1. Augmentation de la productivité de vos équipes
Quand vous prenez le temps d’organiser vos réunions en visioconférence de manière efficace, vous donnez un véritable coup de boost à la productivité de votre équipe. Pensez-y : avec un ordre du jour clair et un planning respecté, tout le monde sait exactement ce qui doit être abordé et combien de temps ils vont y passer.
Rappelez-vous que pendant une réunion, vous mettez en pause le travail de vos équipes. Autrement dit, chaque minute passée en visioconférence est du temps que vos collaborateurs ne passent pas à avancer sur leurs tâches.
Une réunion trop longue et vous courrez le risque de faire perdre du temps précieux à vos équipes. Considérez ces moments comme une occasion de faire avancer les projets de manière coordonnée et efficace. Une réunion bien structurée permet de maximiser le retour sur investissement de ce temps suspendu.
2. Meilleure participation de vos collaborateurs
Pendant vos réunions virtuelles, le temps de concentration de vos équipes peut être réduit et il vous faut les captiver suffisamment pour maintenir leurs engagements, puisque en télétravail vos équipes sont plus soumises aux distractions et interruptions du type : notifications de téléphones, emails urgents, et interruptions domestiques pouvant facilement détourner leur attention.
Le risque reste la participation passive, où les membres de l’équipe écoutent sans vraiment s’investir dans la discussion.
La plupart du temps, c’est le résultat d’un sentiment que leur temps est mal utilisé, ce qui peut affecter leur motivation et leur implication dans les projets futurs. En plus de votre grade, c’est toute la culture d’entreprise qui est altérée avec une association de désorganisation dans l’inconscient de vos collaborateurs.
3. Evitez les pertes d’informations
« Il a dit quoi déjà Paul sur les corrections de la stratégie marketing actuelle ? », « Je ne me rappelle plus des décisions prises sur la suite du projet ? » Toutes ces questions dans la tête de vos collaborateurs et peut-être dans la vôtre montrent les signes d’une réunion en ligne peu efficace.
Les échanges de mails entre vos collaborateurs pour savoir qui a dit quoi font perdre du temps à vos équipes, sans parler des malentendus ou mauvaises interprétations des informations qui pourraient les mettre sur de mauvaises directions. Vous devez retracer toutes les discussions, vous rappeler des points clés, et parfois même demander des éclaircissements à plusieurs personnes.
C’est un vrai casse-tête, en effet…
II. Préparation avant la réunion
La vérité, c’est que le succès de vos réunions virtuelles commence bien avant que vous n’appuyiez sur « démarrer la réunion ». Voyons donc les différents moyens de préparer une visioconférence.
1. Faites vous une carte mentale
Quand vous avez une tonne de sujets à aborder pendant une réunion, une carte mentale peut vous être utile. Elle vous permet de visualiser les différents points, de voir comment ils se relient entre eux, et de vous assurer que rien n’est oublié.
Par exemple, si vous avez plusieurs projets en cours, chaque projet peut être un nœud principal dans votre carte mentale. Sous chaque nœud, vous ajoutez les sous points : les objectifs, les tâches en cours, les problèmes rencontrés, et les prochaines étapes. Cette approche vous aide à organiser vos idées de manière logique et à structurer la réunion de façon fluide.
En plus, une carte mentale peut vous aider à prévoir les transitions entre les différents sujets. Vous pourrez ainsi naviguer d’un point à l’autre sans perdre le fil de la discussion. Quant au logiciel, je vous recommande MindMeister, que je trouve très pratique et que j’utilise personnellement.
2. Ouvrez tout ce dont vous avez besoin à l’avance
Vous commencez une réunion, tout le monde est prêt à rentrer dans le vif du sujet, et là, vous vous retrouvez à fouiller dans des dizaines d’onglets ou à chercher désespérément un document que vous avez oublié de rouvrir.
Cela peut paraître évident mais anticiper en ouvrant tout ce dont vous avez besoin avant même que la réunion ne commence peut vous faire gagner pas mal de temps. C’est comme préparer une mise en scène avant une grande présentation. Si tout est prêt à l’avance, vous pouvez vous concentrer sur la discussion au lieu de vous battre avec la technologie.
Pensez tout de même à fermer vos onglets privés ou sans rapport avec la réunion pour éviter les moments de gênes si vous partager votre écran durant celle-ci.
Note : Si vous avez tendance à procrastiner et souhaitez augmenter votre productivité en télétravail, je vous recommande vivement de consulter mon guide gratuit ci-dessous. Il regorge de conseils pratiques que j’ai moi-même expérimentés et qui ont prouvé leur efficacité.
3. Prévoir un Plan de Gestion des Urgences
On n’y pense pas forcément, sauf quand le malheur arrive : la connexion qui coupe, les absences à la dernière minute, les conflits entre vos collaborateurs ou encore les interruptions domestiques.
Si vous rencontrez des problèmes techniques tels qu’une connexion Internet instable ou un problème avec la caméra, assurez-vous d’avoir des solutions de secours prêtes. Avoir un numéro de téléphone pour contacter les participants en appel groupé en cas de défaillance technique, ou des documents préenregistrés que vous pouvez partager en cas de problème, est une bonne idée.
Les interruptions à domicile sont également à considérer. Qu’il s’agisse d’un bruit de fond inattendu ou d’une personne qui entre dans la pièce, ces interruptions peuvent perturber la réunion. Il est donc préférable de prévenir votre entourage pour éviter de vous déranger et de privilégier l’option « Isolation vocale » disponible sur la plupart des logiciels de réunion virtuelle.
III. Techniques pour optimiser le temps pendant la réunion
Bon, à présent, il est temps de passer à l’essentiel. Parce qu’une conférence en ligne qui traîne en longueur, c’est non seulement épuisant pour tout le monde, mais c’est aussi du temps précieux perdu pour avancer sur vos projets. Voyons ensemble comment les organiser efficacement.
1. Evitez les monologues
Je comprends que vous ayez mille choses à dire à votre équipe et que vous soyez tenté de tout balancer d’un coup pour gagner du temps. Vous avez des objectifs à clarifier, des directives à donner, des points de vigilance à partager, et peut-être même des messages de motivation à glisser ici et là.
Après avoir terminé votre discours d’une dizaine de minutes, on pourrait entendre les mouches voler, certains ont déjà décroché après seulement cinq minutes. Je vous rassure tout de suite, ce n’est pas que ce que vous dites n’est pas important, c’est juste qu’ils ont du mal à rester engagés quand ils sont réduits au rôle de simples auditeurs.
Le monologue, c’est le meilleur moyen de transformer une vidéoconférence en une corvée, pour vous comme pour votre équipe. Vos collaborateurs se retrouvent passifs, moins enclins à participer, et surtout, ils risquent de manquer des informations.
Alors, comment éviter ça ?
L’idéal reste selon moi de poser régulièrement des questions en les invitant à apporter leur pierre à l’édifice, mais ne posez pas des questions groupées ; ciblez plutôt une personne différente à chaque fois, même les moins qualifiés de vos équipes en télétravail, pour lui demander son avis personnel. Vous pouvez aussi prendre la liberté de les informer de cette pratique avant de commencer la réunion, de manière à ce qu’ils restent à l’écoute sans pouvoir se cacher derrière d’autres collègues.
2. Mettez un timer pour chaque prise de parole
Ça peut paraître un peu strict, mais mettre un timer pour chaque prise de parole est une solution de choix si, comme moi, vous avez horreur de vous faire couper dans votre élan à de multiples reprises. Quand chacun sait qu’il a un temps limité pour s’exprimer, ça pousse à aller droit au but et à éviter les digressions inutiles. Cela permet de garder un rythme dynamique et de couvrir tous les points importants sans perdre de temps.
Libre à vous de réserver cette méthode uniquement lors des périodes de rush, où votre temps est plus limité.
C’est aussi un moyen d’éviter qu’une personne (dont vous) monopolise la visioconférence, en répartissant le temps de parole équitablement. Plus personne ne sera laissé sur la touche, même les plus timides, et cela permettra, sur le long terme, à ceux ayant la langue bien pendue d’apprendre à résumer.
3. Faites une pause de quelques minutes
Surtout pour les longues réunions, faire une pause n’est pas de trop pour aller prendre l’air, s’absenter aux toilettes ou se recharger en caféine. Une pause de quelques minutes au milieu d’une réunion peut sembler contre-intuitive quand on est pressé par le temps, mais c’est tout le contraire. En réalité, c’est l’un des moyens les plus efficaces pour maintenir l’énergie et la concentration de tout le monde.
En plus, ces pauses ne sont pas seulement bénéfiques pour la concentration. Elles donnent aussi l’occasion aux participants de digérer ce qui a été dit, de réfléchir à de nouvelles idées, ou même de clarifier certains points avec un collègue de manière informelle. Et croyez moi, parfois, c’est pendant ces moments de pause que les meilleures idées surgissent.
4. Promouvoir l’utilisation de webcams
Ce n’est pas grave si vous êtes mal coiffé, en pyjama en train de boire votre café ou si vous n’êtes pas sur votre meilleur jour. Allumer votre caméra et inviter tout le monde à le faire va déjà poser des visages sur des noms, donnant un aspect plus humain. En voyant les visages de vos collègues, vous captez les expressions, les sourires, les réactions instantanées, et on est bien plus attentif quand on parle à quelqu’un qui nous regarde, plutôt qu’à une icône statique ou un écran noir.
De plus, il sera plus difficile pour vos collaborateurs de décrocher ou de faire autre chose quand ils savent que les autres les voient aussi.
Certes, cela demande un petit effort pour les plus timides, mais les bénéfices en termes de communication, d’engagement et de compréhension mutuelle en valent vraiment la peine. Au final, c’est une simple habitude à prendre, qui peut faire une grande différence dans l’efficacité de vos réunions à distance.
IV. Suivi post visioconférence pour assurer l’efficacité
Une fois avoir terminé votre meeting en ligne, c’est là que les choses sérieuses commencent. Pour s’assurer que tout ce qui a été discuté ne reste pas juste des mots, un bon suivi post réunion est indispensable.
1. Envoyer un récapitulatif immédiatement
Juste après avoir terminé la réunion, alors que tout est encore frais dans l’esprit de chacun, prenez quelques minutes pour envoyer un récapitulatif. C’est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que rien ne tombe dans l’oubli.
En envoyant ce récapitulatif rapidement, vous fixez clairement ce qui a été décidé, qui doit faire quoi, et pour quand.
Le récapitulatif n’a pas besoin d’être un roman. Quelques lignes suffisent, l’essentiel étant d’aller droit au but : les décisions prises, les tâches attribuées, et les prochaines étapes. Cela permet à chacun de savoir exactement ce qu’on attend d’eux, et de commencer à travailler en toute confiance, sans perdre de temps à se demander ce qui a été dit ou ce qu’il faut faire ensuite.
Cela inspire également confiance à votre équipe à distance en leur montrant de cette manière votre organisation et votre leadership.
2. Créer un Plan d’Action Visuel
En complément avec le premier point, vous pouvez aussi créer un plan d’action visuel qui, généralement plus pratique, vous permettra de garder une trace en temps réel des tâches en cours ou abouties. Vous pouvez opter pour un diagramme de Gantt, un tableau Kanban ou même une simple feuille de route ; dans tous les cas, ils permettent de visualiser clairement les étapes à suivre et les personnes responsables de chaque tâche.
Vous pouvez l’afficher sur une plateforme collaborative où tout le monde peut le consulter et le mettre à jour en temps réel. Cela crée une transparence et une responsabilité partagées, car chacun voit non seulement ce qu’il doit faire, mais aussi comment ses tâches s’intègrent dans le tableau global.
3. Faites des courtes visioconférences d’encouragement et discussion libre
Je sais, ça peut sembler un peu redondant avec les réunions habituelles, mais organiser des courtes visioconférences de quelques minutes où chacun peut échanger librement, sans la pression des discussions officielles, permet surtout de renforcer la cohésion dans votre équipe, voire de mener à du travail de groupe.
Ces visioconférences d’encouragement ne doivent pas être trop longues ; une dizaine de minutes suffit. L’idée est de permettre à chacun de prendre une « pause » sans pour autant se déconnecter du travail.
V. Les erreurs courantes à éviter
Malheureusement, même avec les meilleures intentions et une préparation minutieuse, certaines erreurs peuvent saboter vos efforts. Nous allons voir tout cela de plus près.
1. Inviter trop de participants
Sûrement l’erreur la plus courante, inviter trop de participants à une réunion virtuelle peut rendre compliqué l’échange avec tout le monde en cas de question notamment.
Prenons un exemple concret : vous organisez une réunion pour discuter de l’avancement d’un projet marketing. Si vous invitez toute l’équipe, y compris les développeurs, les commerciaux et le service client, vous vous retrouverez avec des personnes qui ne sont pas directement concernées par le sujet à ce moment-là. Cela crée des interruptions, des questions hors sujet, et au final, une perte d’efficacité.
Il ne s’agit pas seulement de gérer le temps, mais aussi de s’assurer que les échanges soient pertinents pour ceux qui sont présents. Si vous avez 10 personnes dans la réunion, mais que seulement 3 d’entre elles sont réellement concernées par les décisions à prendre, les autres, se sentant pas concernés, vont malheureusement faire autre chose pendant la réunion.
2. Faire des diaporamas trop long
Vous en avez sûrement beaucoup à dire et vous voulez bien faire en ajoutant des graphiques, des chiffres ou des rapports. Le problème, c’est qu’à force d’accumuler les informations, vous finissez par perdre l’attention de vos collaborateurs et peut-être vous-même.
Pendant la présentation, ce qui aurait dû être une simple réunion de 30 minutes se transforme en une heure complète où vous passez plus de temps à expliquer chaque slide qu’à discuter des décisions importantes. Noyer les participants sous une montagne d’informations rendra la présentation fatigante et très peu voudront vous poser des questions pour ne pas prolonger davantage la visioconférence.
On considère que l’attention chute après une dizaine de slides, et même si vous continuez à dérouler vos explications, vos interlocuteurs sont déjà ailleurs, pensant à leur prochaine tâche ou à ce qu’ils vont manger à midi. L’objectif d’un diaporama, c’est de soutenir la discussion, pas de la remplacer. Alors ne gardez que l’essentiel et si un détail doit vraiment être approfondi, vous pouvez toujours l’envoyer dans un document annexe après la réunion.
3. Faire vos réunions importantes en fin de journée
Vous pensez peut-être qu’il est plus pratique de rassembler tout le monde en fin d’après-midi, une fois que les tâches urgentes sont terminées, mais en réalité, ce n’est pas le meilleur moment pour avoir l’attention de vos équipes. Le problème avec les réunions en fin de journée, c’est que la qualité des échanges diminue.
Les gens sont fatigués, et cela se ressent. Vous risquez aussi de perdre en participation active, certains vont juste écouter sans vraiment contribuer. Et soyons honnêtes, combien de fois avez-vous eu l’impression que la fin d’une réunion tardive ressemblait plus à une course contre la montre qu’à un vrai moment d’échange ? On bâcle les dernières discussions, juste pour pouvoir finir à l’heure.
Privilégiez alors les réunions importantes en début de journée, quand tout le monde est encore frais et prêt à s’impliquer pleinement, c’est là que vous aurez leur attention maximale.
Conclusion
Vous l’aurez compris, optimiser vos visioconférences ce n’est pas seulement une question d’organisation mais c’est aussi une manière de respecter le temps et l’énergie de vos équipes. Manager une équipe à distance est beaucoup plus complexe qu’en présentiel puisque vous n’avez pas la visibilité sur ce que vos collaborateurs font en secret.
En revanche, vous avez la responsabilité de mettre des stratégies en place pour captiver vos collaborateurs jusqu’au bout de vos réunions. Ce n’est pas chose facile, je vous l’accorde. Il vous faudra du temps pour intégrer ces conseils à vos habitudes, alors commencez au plus tôt et ajustez les en fonction des retours que vous recevrez de votre équipe.
