par Imaginez-vous devant votre écran en télétravail, submergé par une avalanche de tâches à accomplir. En observant votre horloge, vous remarquez que les aiguilles défilent plus vite que vos doigts sur votre clavier, alors très vite, l’épuisement s’installe, rejoignant le stress de ne pas terminer avant l’échéance de la fameuse deadline.
C’est un sentiment tout à fait normal et c’est également le chemin que j’ai emprunté à mes débuts lorsque j’ai fait le choix de troquer mon costume trois pièces pour mon pyjama.
La bonne nouvelle dans tout ça est qu’il existe un grand nombre de méthodes pour maîtriser votre temps et votre productivité en télétravail. Nous verrons ensemble la méthode Pomodoro et comment elle peut vous aider dans votre vie professionnelle.
I. C’est quoi la méthode Pomodoro ?
1. Origine et principes
Pour faire un petit peu d’histoire, la méthode Pomodoro a été créée par un étudiant italien, Francesco Cirillo, à la fin des années 80. Cette technique lui permettait de réaliser de longues séries de révision en segmentant son travail en tâches précises à réaliser selon un temps défini.
Pour l’anecdote, le mot “Pomodoro” peut se traduire par “Tomate” en italien, en référence à son minuteur de cuisine en forme de tomate.
Maintenant ce point culturel terminé, nous allons voir son utilisation et pour le coup, je vous recommande de prendre des notes.
2. Comment ça fonctionne ?
La bonne nouvelle est que cette méthode peut s’appliquer à presque toutes les tâches récurrentes de votre vie, même celles ne concernant pas votre travail directement. Personnellement, j’adore l’utiliser pour optimiser notamment le temps des corvées à mon domicile qui, à mon sens, me font perdre un temps précieux.
Son fonctionnement est très simple et se décline en six étapes, je vais vous les montrer :
- Sélectionner une tâche à réaliser : Je vous recommande de vous faire une liste la veille si possible.
- Réglez votre minuteur (pomodoro) sur 25 minutes
- Travailler sur cette tâche uniquement et sans interruption jusqu’à la fin du minuteur
- Prendre une pause de 5 min
- Réitérer l’opération pour une autre tâche
- Tous les quatre travaux finalisés (une tâche = un pomodori), prendre une grande pause de 25 min
L’erreur la plus courante lorsqu’on veut appliquer cette méthode est de ne pas assez diviser les grosses tâches en sous-tâches et de bâcler le travail au vu du temps imposé par la méthode. Même s’il peut vous arriver de terminer avant la fin du minuteur, gardez le temps restant pour peaufiner votre tâche ou bien réaliser d’autres tâches subalternes.
Vous savez appliquer la méthode Pomodoro et je vous félicite pour votre effort. Voyons maintenant les avantages pour les travailleurs à domicile et le plus important, comment intégrer cette méthode à vos habitudes de travail.
3. Les Avantages pour le télétravailleur
Le plus gros avantage reste pour moi une diminution considérable de votre état de fatigue à la fin de la journée, même si certaines paraîtront plus longues que d’autres.
Mais ce n’est pas tout, en planifiant clairement ce que vous vous devez de faire en une journée, vous éviterez la procrastination d’autant que la finalisation d’une tâche boostera votre moral et augmentera votre productivité comme une réaction en chaîne.
Sans oublier les pauses que je vous invite toujours à respecter. Eh oui, écouter son corps reste le plus important pour éviter le surmenage et c’est personnellement l’erreur par laquelle je suis passé.
En voulant capitaliser sur la finalisation de chaque tâche, j’en suis arrivé au point de m’avancer sur les jours suivants, le plus souvent en sautant certains repas. Même si à court terme je me sentais comme le Elon Musk du télétravail, je peux vous dire qu’à la fin du mois j’étais plus proche de l’homme des cavernes que du travailleur moderne de notre siècle.
II. Les étapes clés pour intégrer la méthode Pomodoro
À présent, rentrons dans le vif du sujet. Je vais vous montrer en détail comment vous devez appliquer cette méthode.
Étape 1 : Planification de la journée de travail
À la différence du travail en open space où ce sont généralement les managers qui mènent les équipes comme un chef d’orchestre, cette fois, ce sera à vous de mener votre barque jusqu’à bon port, peu importe la deadline imposée, ce qui peut être une source d’angoisse importante pour certains.
Je vous recommande de toujours commencer par les tâches les plus courtes, qui une fois terminées, vous donneront beaucoup plus de motivation et rendront votre liste beaucoup plus courte.
Quant aux tâches chronophages, elles pourront être effectuées une fois le premier Pomodoro de la journée terminé.
Étape 2 : Identifier les tâches prioritaires
Les tâches prioritaires ne sont pas forcément les plus chronophages, mais nécessitent le plus de rigueur de votre part, il est donc important de les identifier dès lors que vous commencez votre journée.
Selon la durée de ces dernières, je vous invite, pour les plus courtes, à les intégrer dans vos premiers cycles Pomodoro, de manière à les terminer dès lors que votre cerveau est en pleine forme.
Pour les plus longues, prenez autant de Pomodoro que nécessaire, mais gardez bien en tête que le cerveau n’est pas multitâche et qu’il vous faudra vous concentrer uniquement sur cette action jusqu’à la terminer.
Autrement dit, et en suivant les conseils précédemment donnés, je vous recommande de ne pas les effectuer les unes après les autres, mais de poursuivre par de courtes actions pendant au moins un cycle Pomodoro avant d’en reprendre d’autres.
Étape 3 : Optimisez vos pauses planifiées
Vos temps de pause sont toujours agréables pour aller se dégourdir les jambes ou faire un tour au petit coin. Cependant, vous pouvez également vous en servir pour effectuer quelques exercices de méditation, de sophrologie, ou quelques étirements.
À titre personnel, je passe beaucoup de temps devant mes écrans, ce qui fatigue mes yeux, et à ce titre, je passe toujours au moins 2-3 minutes par heure debout à regarder le ciel ou un point loin devant moi pour reposer mes yeux.
Pensez également à votre posture qui reste également importante pendant vos sessions de travail et tendez vos jambes régulièrement pour la circulation sanguine. Je vous redirige vers mon article sur les meilleurs repose-pieds qui pourrait vous être utile.
Étape 4 : Faites le point à la fin de la journée
Après une longue journée, il est toujours bon de savoir d’où vous êtes parti et où vous êtes arrivé. Prenez 5 minutes pour noter les tâches qui ont été les plus difficiles pour vous, celles où la méthode n’a pas été très efficace, et également votre état mental, comment vous vous sentez (fatigué, énervé, déçu, heureux).
L’idée est bien entendu de tirer des enseignements de chaque journée, adapter au mieux la méthode en fonction de votre travail et à terme maximiser vos efforts tout au long de la journée.
Pensez également à vous accorder des récompenses régulièrement en fin de semaine ou bien après une grosse journée car, comme votre concentration, votre moral sera nécessaire à entretenir.
III. Conseils et astuces pratiques
Maintenant que vous savez appliquer la méthode Pomodoro dans votre travail, j’aimerais vous donner quelques conseils supplémentaires qui vous aideront à aller plus vite dans votre pratique.
1. Créer un environnement propice à la concentration
L’idéal est d’avoir un environnement de travail bien éclairé et surtout isolé du bruit ou toute autre source de distraction, comme la télévision, le trafic routier, ou les animaux domestiques. L’utilisation de casques antibruit peut également aider à isoler des bruits extérieurs indésirables.
Vous pouvez vous permettre un peu de musique d’ambiance à condition d’adapter le son à un volume assez faible, non envahissant, et d’avoir une playlist suffisamment longue pour ne pas avoir à changer la musique toutes les cinq minutes.
Pour ce qui est de votre bureau, je vous conseille de faire simple avec seulement votre ordinateur, vos post-it, une lampe, et quelques plantes vertes si besoin. Évitez à tout prix d’utiliser la table basse de votre salon ou bien la table de votre salle à manger qui, à mon sens, ne permettent pas d’avoir un cadre propice à la concentration.
2. Utiliser des outils et applications Pomodoro
Pour les plus technophiles d’entre vous, vous avez la possibilité d’utiliser des outils et d’autres applications mobiles pour vous aider.
Les applications sont nombreuses, bien que vous puissiez déjà utiliser le minuteur de votre téléphone. Cependant, une que j’apprécie personnellement est Pomodoro Timer. Très simple à utiliser, vous pouvez suivre tous vos cycles dessus.
Mais attention quant à l’utilisation de votre téléphone qui est déjà une machine à distraction, donc pensez à utiliser la fonction “Ne pas déranger” et à désactiver les notifications des applications non essentielles à votre travail.
C’est l’une des raisons qui personnellement m’a poussé à me procurer un vrai minuteur pour mes sessions de travail. Même si généralement on associe cet objet à la cuisine, il en existe aussi certains adaptés pour le travail comme celui-ci que je vous recommande.
3. Adapter la méthode à ses propres besoins
Je pense que c’est le meilleur conseil que je puisse vous donner en appliquant cette méthode qui malheureusement n’est pas adaptée à tous les secteurs d’activité. Chacun d’entre nous a également ses obligations, et bien sûr qu’une personne en télétravail enchaînant les rendez-vous clients peut difficilement appliquer cette méthode, sauf dans le cas où le/les interlocuteur(s) l’appliquent également.
Pour le coup, ce sera à vous de voir si votre poste est compatible avec cette méthode de travail qui, à mon avis, l’est dans la très grande majorité des jobs en télétravail.
D’ailleurs, si vous accordez de l’importance à votre environnement de travail à domicile et à votre productivité, j’ai conçu un guide entièrement gratuit qui vous aidera à maximiser votre efficacité en télétravail et que vous pouvez retrouver ci-dessous.
IV. Les éventuels défis et comment les surmonter
J’en profite pour vous donner les quelques difficultés que j’ai eu à surmonter, et je vais vous donner toutes les clés pour que vous puissiez y faire face à votre tour.
1. Résistance au changement
Ce n’est pas nouveau, l’humanité a toujours eu du mal avec le changement, même s’il est positif. C’est pourquoi vous allez très probablement ne pas respecter le minuteur, et dans ce cas, il vaut mieux changer le temps de travail de chaque période plutôt que de vous mettre la pression à tout finir avant la fin du chrono, quitte à bâcler.
Vous pouvez opter pour des périodes de 40 minutes de travail pour 10 minutes, par exemple. Rappelez vous cependant qu’il faut en moyenne 21 jours pour créer une habitude et seulement 3 jours pour la briser, alors gardez le cap. À force, vous trouverez ça naturel.
2. Gestion des interruptions
Alors que vous expliquez avec rigueur et enthousiasme à vos clients comment vous pouvez leur venir en aide grâce à votre éventail de compétences, un bruit surgit derrière vous… Et là… Boom ! Vous apercevez vos enfants débarquer à toute vitesse en criant à plein poumons suivi de votre animal de compagnie terrifié, venant se réfugier sur vos genoux.
Comme ambiance de travail, ça ne fait pas rêver la nuit, je vous l’accorde.
Pour ce qui est de vos petits monstres, le mieux que je puisse vous conseiller est de vous les faire garder par une personne de confiance s’ils sont encore petits. Dans le cas contraire, demandez leur seulement de privilégier le chuchotement pour communiquer, d’éviter de passer derrière vous lorsque vous êtes en visioconférence, et d’adapter le volume des appareils électroniques à un niveau raisonnable.
Également pour les appels/messages inopinés, je ne peux que vous recommander d’installer l’application gratuite Google Messages qui, à mon sens, est trop peu connue pour son utilité et que j’affectionne particulièrement.
Pour faire simple, elle vous permet de répondre par SMS ou message vocal depuis votre ordinateur pendant vos sessions de travail. Cependant, prêtez-y attention uniquement lors de vos pauses.
V. Ce qu’il faut retenir
À présent, vous avez toutes les clés pour performer dans votre travail et arriver enfin à respecter vos deadlines sans stress. Pour passer en revue les avantages :
- Meilleure concentration
- Meilleure gestion du temps
- Réduction de la procrastination
- Meilleure évaluation du progrès
- Meilleure gestion du stress
- Meilleure régulation de l’effort
- Amélioration de la productivité
- Amélioration de la santé mentale et visuelle
Je tiens à finir en mettant l’accent sur la difficulté émotionnelle que vous allez ressentir dès vos premiers jours avec cette méthode, et malheureusement, l’intégration de celle-ci est indépendante de votre temps de travail journalier. À titre personnel, j’ai mis plusieurs mois avant de vraiment m’habituer à la méthode Pomodoro et à en tirer pleinement parti.
Sans regret ! À présent, j’arrive à planifier mes semaines et mes mois, jours après jours, et rendre mon travail finalisé à mes clients beaucoup plus rapidement me permettant même de facturer plus cher en tant qu’auto-entrepreneur.
