par On n’a jamais eu autant d’outils pour s’organiser. Des applications dédiées, des méthodes de gestion du temps, des formations en ligne, des livres entiers consacrés à l’art de faire plus en moins de temps. Notion, Todoist, Asana, Trello, Monday.com, ces plateformes comptent chacune des dizaines de millions d’utilisateurs à travers le monde.
Le marché des logiciels de gestion de tâches dépasse aujourd’hui les 4 milliards de dollars et continue de croître. Chaque année, de nouvelles fonctionnalités s’ajoutent, de nouveaux outils émergent, chacun promettant de résoudre ce que le précédent n’avait pas su régler.
Pourtant, au milieu de cette abondance, une méthode formulée en 1918 continue de circuler dans les cercles professionnels malgré l’accès à tous les outils modernes.
Couramment appelée la méthode Ivy Lee, du nom du consultant américain qui l’a conçue. Elle a traversé un siècle tout en restant d’actualité. Ainsi, vous allez comprendre d’où elle vient, comment l’appliquer et ce qui empêche la plupart des gens d’en tirer pleinement parti.
I. Ivy Lee, l’homme derrière la méthode
Avant de comprendre pourquoi cette méthode fonctionne, il faut comprendre d’où elle vient et surtout, qui l’a conçue.
1. Un visionnaire dans l’Amérique industrielle
Pour comprendre Ivy Lee, il faut d’abord comprendre l’Amérique de 1918. Le pays est en pleine mutation. Les usines tournent à plein régime, portées par la révolution industrielle et l’effort de guerre. La productivité n’est pas encore un mot à la mode c’est une obsession nationale, presque une question de survie économique.
Dans ce contexte, un homme du nom de Frederick Taylor s’impose comme une référence. Grâce à sa théorie du management scientifique, il transforme l’organisation du travail en décortiquant chaque geste ouvrier pour l’optimiser. Chronométrer, mesurer, standardiser, bref, c’est la doctrine de l’époque. Il faut dire qu’elle fonctionne, du moins pour le travail physique.
Ivy Ledbetter Lee, lui, s’intéresse à autre chose. Né en 1877 en Géorgie, journaliste de formation avant de devenir l’un des premiers consultants en relations publiques de l’histoire américaine, il gravite autour des grandes figures industrielles de son temps comme les Rockefeller, les Carnegie, les dirigeants qui font tourner l’économie d’une nation.
Ce qu’il observe chez eux n’est pas un manque d’ambition ni de compétence. C’est une incapacité chronique à distinguer ce qui importe vraiment de ce qui accapare simplement leur attention.
Là où Taylor cherchait à optimiser les corps, Lee cherchait à clarifier les esprits.
Cette intuition était en avance sur son époque. La notion de charge mentale, de fatigue décisionnelle, de coût cognitif lié à la multiplication des tâches, tout cela ne sera formalisé par la psychologie que des décennies plus tard. Ivy Lee, lui, l’avait compris empiriquement, au contact de ces hommes qui dirigeaient des empires industriels mais peinaient à organiser leur propre journée de travail.
C’est de cette observation qu’est née la méthode qui porte son nom. Simple en apparence, profonde dans ce qu’elle révèle sur notre rapport au travail.
2 — La rencontre qui a tout changé
En 1918, Charles M. Schwab est l’un des hommes les plus puissants des États-Unis. À la tête de Bethlehem Steel, deuxième producteur d’acier du pays, il dirige une entreprise qui emploie des dizaines de milliers de personnes et alimente l’économie américaine.
Un homme débordé, entouré de dirigeants eux-mêmes débordés, en d’autres termes.
C’est dans ce contexte qu’Ivy Lee demande à le rencontrer.
Évidemment Schwab l’accueille avec le scepticisme naturel d’un homme habitué aux promesses. Il lui accorde quelques minutes, alors Lee lui en demande une vingtaine. Ce qui se passe ensuite est devenu l’une des anecdotes les plus célèbres de l’histoire du management.
En moins d’un quart d’heure, Lee lui expose sa méthode dans son intégralité. Schwab l’écoute, pose quelques questions, puis demande combien cela coûte. Ivy Lee lui aurait répondu : rien pour l’instant. Testez-la pendant trois mois avec vos équipes, puis payez-moi ce que vous estimez qu’elle vaut.
Trois mois plus tard, Schwab lui envoie un chèque de 25 000 dollars, l’équivalent d’environ 400 000 dollars aujourd’hui. Sans négociation. Juste la reconnaissance qu’un conseil tenu en vingt minutes avait produit des résultats que des années de réorganisation n’avaient pas réussi à obtenir.
II. Comprendre et appliquer les quatre étapes de la méthode
Derrière l’anecdote et le chèque à cinq chiffres, il y a un système en quatre étapes et une logique qu’il vaut mieux comprendre avant de l’appliquer. Voyons maintenant ce qu’Ivy Lee avait imaginé.
Étape 1 : Écrire les 6 tâches les plus importantes de ta journée
Chaque soir, avant de fermer votre ordinateur, prenez une feuille de papier et notez les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le lendemain.
Pourquoi six ? Ce chiffre n’est pas le fruit du hasard.
Il correspond à ce qu’une personne concentrée peut raisonnablement accomplir en une journée de travail à condition que ces tâches soient bien choisies. Au-delà, vous ne planifiez plus, vous listez. Or une liste sans contrainte est une liste sans priorité. Elle donne l’illusion d’être organisé tout en masquant l’incapacité à choisir ce qui mérite votre attention aujourd’hui.
D’ailleurs écrire cette liste la veille au soir plutôt que le matin est d’autant plus essentiel. Puisqu’elle clôt la journée en cours et prépare celle qui suit. Vous n’arrivez pas le lendemain à vous demander par où commencer, cette décision a déjà été prise.
Étape 2 : Les classer par ordre de priorité stricte
Une fois vos six tâches notées, vient le moment de les classer par ordre de priorité, de la plus importante à la moins importante.
Ce classement force un arbitrage que la plupart des gens évitent. Quand tout semble urgent, décider que telle tâche passe avant telle autre demande une vraie réflexion et c’est là que la méthode fait son travail. Elle vous oblige à hiérarchiser à froid.
Alors la distinction entre urgent et important est ici fondamentale. Une tâche urgente est celle qui réclame votre attention maintenant : un client qui attend une réponse, une réunion dans une heure. Tandis qu’une tâche importante est celle qui fait avancer vos objectifs à long terme comme finaliser une proposition commerciale, travailler sur un projet stratégique. Dans tous les cas, ces deux catégories se croisent rarement.
L’urgence crée une pression psychologique qui donne l’impression que tout est prioritaire. En réalité, ce n’est presque jamais le cas.
Enfin, l’ordre est également non négociable étant donné qu’il supprime toute marge de manœuvre le lendemain matin. Sans classement préalable, vous commencerez naturellement par ce qui est confortable ou rapide.
Étape 3 : Commencer par la tâche n°1 et ne passer à la suivante qu’une fois terminée
Le lendemain matin après un bon petit déjeuner, vous êtes prêt à démarrer. Alors ouvrez votre liste et commencez par la tâche n°1.
C’est souvent la plus lourde, la plus complexe, celle qui demande plus que de la bonne volonté. D’ailleurs Ivy Lee insiste sur ce point. Le matin est le seul moment de la journée où vous disposez encore de toute votre énergie, avant que les réunions, les imprévus et les décisions accumulées ne l’entament.
Vous ne passez à la tâche suivante qu’une fois la précédente entièrement terminée.
Notamment pour éviter le multitâche. Lee avait compris que la profondeur vaut toujours mieux que la dispersion. Autrement dit, une tâche menée jusqu’à son terme produit un résultat là où une tâche entamée à moitié n’en produit aucun.
Bon à savoir : Pour structurer vos sessions de travail en profondeur, la méthode Pomodoro est un bon complément à la méthode Ivy Lee.
Étape 4 : Reporter les tâches non finies et recommencer chaque soir
En fin de journée, vous regardez ce qui reste sur votre liste. Certaines tâches sont terminées, d’autres ne le sont pas.
Ce n’est pas grave, prenez les tâches non finies et vous les portez sur la liste du lendemain, en les reclassant selon leur priorité du moment. Une tâche qui était en troisième position hier peut devenir la première aujourd’hui, ou disparaître complètement si les circonstances ont changé.
C’est aussi ce soir-là que vous complétez votre nouvelle liste de six tâches pour le lendemain, en intégrant ce qui n’a pas été fait et ce qui doit être traité. La journée se ferme proprement, sans laisser de sujets en suspens dans un coin de votre tête. Vous savez exactement où vous en êtes et par où vous recommencerez demain matin.
Plutôt pratique, hein.
Alors prenez tout le temps nécessaire pour ce rituel du soir, c’est lui qui rend la méthode durable dans le temps. Ainsi, chaque nouvelle journée commence avec la même clarté que la première fois que vous avez appliqué la méthode.
III. Les erreurs courantes à éviter
La méthode Ivy Lee est simple à comprendre mais c’est dans son application qu’elle révèle ses exigences. Donc avant de partir, voici les erreurs les plus fréquentes auxquelles vous devez faire attention.
1. Prendre des tâches trop grosses ou floues
La première erreur est aussi la plus répandue. Elle passe souvent inaperçue parce qu’elle ne ressemble pas à une erreur. Vous voyez votre liste remplie, les six cases sont cochées donc la méthode semble appliquée.
Mais ce que vous avez noté n’est pas une liste de tâches. C’est une liste d’intentions.
Une tâche trop grosse est en réalité un projet déguisé. « Travailler sur la stratégie commerciale », « avancer sur le site web », « préparer le lancement », ces formulations décrivent un chantier, pas une action. Quand vous les retrouvez le lendemain matin en haut de votre liste, vous ne savez pas par où commencer.
Même problème avec une tâche trop floue, vous ne savez pas quand elle sera terminée. Par exemple « répondre aux mails », « faire le point sur le projet client », « travailler sur la présentation ». À quel moment pouvez-vous rayer ces lignes de votre liste avec la certitude d’avoir terminé ?
Difficile de savoir pas vrai…
En réalité, la différence entre une mauvaise et une bonne formulation est souvent une question de précision. Prenons un exemple concret. Un freelance note en fin de journée « travailler sur la proposition client ». Le lendemain matin, face à cette ligne, il ne sait pas s’il doit rédiger une introduction, chiffrer la prestation ou structurer le document en entier. Il ouvre le fichier, hésite, répond à un mail entre-temps, et la proposition avance à peine.
Le même freelance aurait pu noter « rédiger les trois parties de la proposition pour le client X et l’envoyer avant 18h ». La tâche est délimitée, son périmètre est clair, et il sait exactement à quel moment il peut la considérer comme accomplie. La différence n’est pas dans le travail à faire mais dans la clarté avec laquelle il a été défini.
2. Sacrifier la qualité pour vider sa liste
Quand la fin de journée approche et que deux ou trois tâches restent ouvertes, la tentation est forte de les expédier plutôt que de les terminer correctement.
Vous bouclez un document sans relecture ou bien vous finalisez une présentation sans vérifier les chiffres mais vous avez toujours la satisfaction d’avoir coché la case « terminé » sur votre liste.
Ainsi, la liste a cessé d’être un outil pour devenir une fin en soi.
Vous ne travaillez plus pour produire un résultat de qualité, vous travaillez pour ne pas reporter. Ce glissement finira par porter son lot de conséquences. Un travail expédié revient presque toujours sous forme de corrections, de questions ou de malentendus à gérer. Ce que vous gagnez en vitesse, vous le perdez ailleurs.
Reporter une tâche au lendemain en reconnaissant qu’elle mérite plus de soin est souvent la décision la plus honnête et la plus productive que vous puissiez prendre.
Ce qu’il faut retenir
Au final, plus d’un siècle s’est écoulé depuis qu’Ivy Lee a posé sa méthode sur le bureau de Schwab. Le monde du travail a été bouleversé plusieurs fois, les outils ont changé mais le problème reste le même. Savoir choisir dans un environnement où tout semble urgent. Pas parce que choisir est difficile en soi, mais parce que tout est conçu pour vous en dispenser.
C’est pourquoi, je dirais que la méthode d’Ivy Lee n’est pas une méthode de productivité mais de discernement.
Il vous faudra d’ailleurs peut-être quelques jours pour intégrer la méthode. Alors ce soir, avant de fermer votre ordinateur, prenez une feuille de papier. Notez les six tâches les plus importantes de votre journée de demain. Classez-les et demain matin commencez votre première journée.
D’ailleurs, si vous voulez ancrer cette habitude durablement dans votre quotidien, j’ai également écrit un article sur comment développer son autodiscipline que je vous recommande.
