par L’erreur fait partie de vous. Pas de manière philosophique ou profonde, juste factuellement. Vous êtes humain, donc vous vous trompez, vous oubliez des trucs et vous prenez parfois de mauvais chemins. Le problème, c’est quand les mêmes erreurs reviennent en boucle et vous font perdre du temps, jusqu’à ce qu’elles fassent partie de vos habitudes.
Comme vous, j’étais convaincu qu’il suffisait de redoubler de vigilance pour éviter les bêtises au travail. De compter sur ma motivation pour résister aux distractions et sur ma discipline pour tenir le coup. Sauf que voilà, la vigilance a des limites, la motivation n’est pas stable et la discipline s’use au fil de la journée.
De là, dans les usines Toyota des années 60, ils ont eu la même réflexion. Sauf qu’eux, ils ne pouvaient pas se permettre de compter sur la vigilance de leurs employés. Une erreur pouvait coûter des millions et surtout la confiance des acheteurs. Alors, face à ce problème, ils ont mis au point une technique spécifique appelée le Poka-Yoke, littéralement « anti-erreur » en japonais.
Au lieu de demander aux gens d’être parfaits, on organise le système pour que l’erreur ne puisse tout simplement pas se produire.
Heureusement, cette méthode ne fonctionne pas que pour assembler des voitures. Elle marche aussi pour votre productivité personnelle, vos habitudes et plus globalement tout ce qui vous fait perdre du temps. Pas besoin de travailler dans une usine pour comprendre qu’éliminer l’erreur à la source, c’est plus efficace que de promettre de faire attention.
On va donc voir ensemble comment cette approche opère. Comprendre la logique derrière la méthode Poka-Yoke, ainsi que la marche à suivre pour l’adapter à vos pertes de temps personnelles.
I. Le Poka-Yoke en clair
Commençons par rendre à César ce qui est à César. Le Poka Yoke a été développé par Shigeo Shingo, ingénieur industriel japonais, dans le cadre du système de production Toyota.
Historiquement, l’incident déclencheur est venu d’une ligne d’assemblage où des ressorts devaient être installés sur chaque interrupteur. Régulièrement, des ouvriers oubliaient d’installer un ou deux ressorts, et le défaut n’était détecté qu’en fin de chaîne, entraînant des pertes considérables. Shingo a alors eu l’idée de concevoir un petit plateau contenant exactement le nombre de ressorts nécessaires pour chaque interrupteur.
Si un ressort restait dans le plateau, c’est qu’il manquait quelque part. L’erreur devenait immédiatement visible et impossible à ignorer.
Pour l’anecdote, ce concept était initialement appelé « baka-yoke » (littéralement « anti idiots »), puis il a été rapidement renommé « poka-yoke » (« anti-erreurs ») pour ne pas offenser les travailleurs.
Shingo a ensuite formalisé deux types de Poka Yoke :
- Le Poka-Yoke de prévention rend l’erreur matériellement impossible, comme cette prise électrique qui ne rentre que dans un sens.
- Le Poka-Yoke de détection, lui, repère l’erreur au moment où elle se produit et bloque la suite du processus, comme votre voiture qui refuse de démarrer si vous n’avez pas attaché votre ceinture.
Bref, ici, pas besoin de devenir quelqu’un d’autre ou de transformer radicalement votre personnalité. Vous restez vous, avec vos faiblesses et vos moments de flemme. C’est votre environnement qui change pour compenser vos défauts naturels.
II. Les bénéfices de cette méthode
Bon, le principe est clair, l’histoire est intéressante. Cependant, qu’est-ce que ça change dans votre journée de travail ? Voyons à présent les bénéfices concrets de cette approche.
1. Vous perdez moins de temps au quotidien
Le premier bénéfice du Poka-Yoke est mathématique, puisque vous arrêtez de gaspiller du temps sur des erreurs évitables. Ces petites pertes de dix minutes par-ci, vingt minutes par-là, qui s’accumulent jusqu’à représenter plusieurs heures par semaine, disparaissent.
Néanmoins, le gain ne se limite pas aux minutes récupérées. C’est aussi toute l’énergie que vous ne dépensez plus à résister aux tentations. Chaque fois que vous devez consciemment choisir de ne pas ouvrir vos emails ou de ne pas consulter vos notifications, par exemple.
Avec la méthode Poka-Yoke, ces micro-décisions n’existent plus. Votre environnement a déjà tranché pour vous. Vous n’avez plus à mobiliser votre discipline pour faire le bon choix.
2. Vos résultats deviennent plus réguliers
Le Poka-Yoke ne vous rend pas brillant les bons jours, il vous empêche d’être médiocre les mauvais. Alors, la vraie performance ne se joue pas dans vos pics d’excellence, mais dans votre capacité à maintenir un plancher décent, même quand tout va mal.
Parce que les mauvais jours ne se contentent pas d’être improductifs, ils créent des réactions en chaîne. Une seule erreur au mauvais moment déclenche un effet domino. Cette erreur vous fait prendre du retard, le retard vous stresse et le stress vous pousse vers d’autres mauvaises décisions.
Sans méthode, vos mauvais jours deviennent difficilement rattrapables, et leurs conséquences débordent sur le reste de votre semaine.
III. Le Poka-Yoke appliqué à la productivité personnelle
Allez, assez de théorie. Vous savez maintenant pourquoi ça marche et ce que ça vous apporte. Il est temps de voir comment mettre ça en place.
1. Identifier UNE erreur qui revient souvent
Pour commencer, il vous faudra identifier et choisir une seule erreur à traiter. Pas trois, pas cinq, une seule. Cette discipline est fondamentale, parce que vouloir tout corriger d’un coup, c’est la garantie de ne rien changer du tout.
Je vous recommande pour cela de noter sur une feuille les moments où vous perdez du temps de façon récurrente. Pas les imprévus ponctuels, mais ces erreurs qui reviennent systématiquement.
Par exemple :
- Commencer chaque journée en consultant vos emails et laisser votre boîte mail ouverte.
- Accepter toutes les réunions qu’on vous propose sans vérifier si elles sont vraiment nécessaires.
- Ou encore garder quinze onglets ouverts en permanence.
Une fois votre liste établie, identifiez l’erreur qui vous « coûte le plus cher ». Pas celle qui est la plus facile à corriger, ni celle qui semble la plus prestigieuse à éliminer. Celle qui, concrètement, vous fait perdre le plus de temps. Dans le cas où vous passez une heure par jour à consulter vos notifications de façon compulsive, c’est peut-être celle-là qu’il faut traiter en premier.
Également, soyez précis dans votre formulation. « Je procrastine trop » n’est pas une erreur identifiable, c’est un symptôme vague. Alors que « Je consulte Instagram dès que je rencontre une difficulté dans mon travail », voilà une erreur précise sur laquelle vous pouvez agir. Plus votre définition est spécifique, plus il sera facile de construire un système Poka-Yoke efficace.
2. Supprimer ou déplacer l’élément déclencheur
Une fois votre erreur identifiée, cherchez son déclencheur. Pas la cause profonde psychologique, juste l’élément concret qui initie le comportement. Ce déclencheur est souvent physique, visible, à portée de main.
Prenons un cas simple. Vous avez identifié que vous perdez du temps sur votre téléphone en pleine journée de travail. Le déclencheur ? Le téléphone est sur votre bureau, à portée de regard, avec ses notifications qui s’allument régulièrement. Votre cerveau n’a pas besoin de réfléchir : il voit l’écran s’illuminer et votre main attrape l’appareil par réflexe.
Maintenant, mettez votre téléphone dans une autre pièce pendant vos heures de travail. Pas en mode silencieux dans votre poche, pas face contre table à côté de vous. Ailleurs, physiquement inaccessible sans effort conscient. L’erreur devient impossible parce que l’objet qui la provoque n’est plus là.
Cependant, au cas où supprimer complètement ne serait pas envisageable, déplacez le déclencheur. Par exemple : votre erreur, c’est de consulter vos emails trop souvent dans la journée ? Alors, déconnectez votre boîte mail de votre navigateur principal. Installez la dans une application séparée qui nécessite une authentification à chaque ouverture. Ou, mieux encore, configurez votre client mail pour qu’il ne se synchronise qu’à des heures précises que vous avez définies à l’avance.
Gardez en tête que l’erreur se produit parce qu’elle ne demande aucun effort. Donc, vous glissez vers elle naturellement, sans même y penser. Ainsi, en supprimant ou en déplaçant son déclencheur, vous cassez cet automatisme. Commettre l’erreur nécessite une décision consciente, un effort délibéré et, dans la plupart des cas, cet effort suffit à vous arrêter.
3. Rendre l’action utile plus simple et plus rapide
Bloquer l’erreur ne suffit pas. Si vous éliminez la mauvaise habitude sans faciliter la bonne, laissez-moi vous dire que vous n’avez pas beaucoup avancé. La méthode Poka Yoke doit fonctionner dans les deux sens : rendre l’erreur difficile et l’action correcte très facile.
Reprenons l’exemple du téléphone rangé dans une autre pièce. Vous avez bloqué la distraction, parfait. Mais maintenant, quand vous ouvrez votre ordinateur le matin, qu’est-ce qui se passe ?
Si vous devez chercher où commencer, ouvrir des dossiers, fouiller dans vos notes pour retrouver votre tâche prioritaire, vous allez naturellement dériver vers autre chose. Votre cerveau cherche toujours le chemin de moindre résistance.
Il vous faut alors préparer votre action utile à l’avance pour qu’elle soit immédiatement accessible.
Donc, toujours dans l’exemple, configurez votre ordinateur pour qu’il ouvre automatiquement votre document de travail au démarrage. Laissez votre carnet ouvert à la page de vos tâches du jour sur votre bureau. Créez un raccourci clavier qui lance directement l’application dont vous avez besoin. Cette approche fonctionne pour n’importe quelle habitude.
IV. Les pièges classiques à éviter
La méthode Poka Yoke est simple sur le papier, mais il y a quelques façons classiques de la rater complètement. Passons en revue les erreurs les plus fréquentes pour que votre système fonctionne vraiment.
1. Confondre rappel et Poka Yoke
C’est probablement l’erreur la plus fréquente et la plus frustrante. Beaucoup pensent mettre en place un Poka-Yoke alors qu’ils créent juste un énième rappel qui finira ignoré comme tous les autres.
Un post-it collé sur votre écran qui dit « Ne pas consulter Instagram », ce n’est pas du Poka-Yoke. Une alarme sur votre téléphone qui vous rappelle de travailler sur votre projet important, ce n’est pas du Poka-Yoke. Une notification qui vous signale que vous avez passé trop de temps sur les réseaux sociaux, ce n’est toujours pas du Poka-Yoke.
Ils vous rappellent ce que vous savez déjà, mais ils ne vous empêchent pas toujours de commettre l’erreur.
Le vrai Poka-Yoke ne compte pas sur votre bonne volonté après le rappel. Alors, dans le cas où vous pouvez encore commettre l’erreur après avoir vu votre système, vous avez créé un rappel déguisé.
2. Votre méthode est peut-être le vrai problème
Vous avez mis en place votre système, éliminé l’erreur ciblée, et pourtant vous n’avez pas vraiment gagné de temps. Vous continuez d’en perdre, juste différemment.
C’est le signe que vous traitez un symptôme au lieu du vrai problème.
Dans ce cas-là, le Poka Yoke devient un pansement sur une jambe de bois. Vous pouvez bloquer toutes les distractions, vous finirez par en inventer de nouvelles ou par simplement rester assis devant votre écran sans rien faire.
Avant de construire un système anti-erreur, demandez-vous si l’erreur que vous ciblez n’est pas elle-même la conséquence d’un problème plus profond dans votre organisation. Par exemple, lorsque vous procrastinez systématiquement sur certaines tâches, le vrai problème est peut-être que ces tâches sont mal définies, trop grandes, ou abordées au mauvais moment de la journée.
La technique, quant à elle, est suffisamment puissante pour éliminer les erreurs d’exécution, mais elle ne corrige pas les erreurs de méthode.
Ce qu’il faut retenir
Vous l’aurez compris, cette technique ne repose pas sur votre capacité à devenir quelqu’un de meilleur ou de plus discipliné. Elle part du principe inverse, que vous resterez imparfait quoi qu’il arrive. Alors autant concevoir un environnement qui compense ces défauts au lieu de vous efforcer à développer davantage de motivation qui ne durera jamais.
Je dirais même, sans être péjoratif, que le Poka-Yoke est une stratégie de paresseux intelligent.
Alors comme toute stratégie intelligente, elle ne vaut rien sans application. Vous pouvez comprendre parfaitement le principe, hocher la tête à chaque ligne et continuer à perdre du temps exactement comme avant. Ou alors vous pouvez passer de la compréhension à l’action dans l’heure qui suit.
À présent, la balle est dans votre camp, alors je compte sur vous. 😉
