par Vous avez déjà ressenti de l’angoisse face à cette pile de documents accumulés jour après jour. Généralement en complément d’un sentiment de culpabilité de ne pas vous y être pris à l’avance, alors vous repoussez inlassablement ces démarches administratives que vous avez à accomplir.
Pourtant, ces retards peuvent entraîner de nombreuses conséquences négatives qui auraient pu être évitées. C’est pourquoi nous verrons ensemble les raisons de cette phobie administrative, les conséquences et les stratégies pour surmonter cette tendance et gérer efficacement vos tâches administratives.
I. Les origines de la procrastination administrative
Tout d’abord, voyons quels sont les éléments clés moteurs de votre procrastination administrative.
a. Absence de formation administrative
Si nous prenons le problème à la racine, il se trouve que dès le plus jeune âge, le système éducatif ne met pas l’accent sur l’enseignement des compétences administratives.
Il devient alors plus compliqué pour un jeune adulte fraîchement diplômé de remplir une déclaration fiscale, de comprendre les obligations et subtilités de son contrat de travail ou encore, de traiter les innombrables documents relatifs au système de protection sociale.
b. Les multiples services administratifs français
La France dispose du système administratif le plus diversifié et étendu du monde avec différents services administratifs aux rôles et responsabilités spécifiques. Pour vous en citer quelques-uns :
- Les impôts, plus communément appelés direction générale des Finances publiques
- La sécurité sociale (CAF, URSSAF…)
- Les services d’état civil et de citoyenneté représentés par les mairies et préfectures
- Pôle emploi
- Les services d’aide au logement
Dans tous les cas et selon vos besoins, il vous faudra le plus souvent redoubler de patience pour avoir un conseiller pour vous aider, d’autant que chaque document fourni par un de ces services peut prendre en moyenne plusieurs semaines voire plusieurs mois avant d’être traité si aucune erreur n’est constatée.
c. Le vocabulaire pas toujours évident
Si je vous dis “allocation”, “memento fiscal” ou encore “tacitement”, peut-être que ces termes vous paraissent être d’une autre langue et pourtant, il vous sera essentiel de comprendre les documents administratifs que vous avez à remplir dans votre parcours professionnel.
Souvent associés à des textes de loi, vous pouvez retrouver le lexique administratif officiel si vous ne comprenez pas toujours les termes utilisés dans vos documents. Rassurez vous tout de même, depuis quelques années l’État met un point d’honneur à simplifier les démarches administratives et son vocabulaire.
II. Les conséquences de ce problème
Maintenant voyons quelles sont les conséquences associées à cette problématique et pourquoi vous devez résoudre ce problème.
a. Perte de confiance en soi
Vous voilà bien grand, capable de vous engager seul dans un voyage ou de conduire une voiture et pourtant le moindre document à compléter vous fait transpirer à grosses gouttes. Vous ressentez ce sentiment d’insatisfaction qui vous laisse penser que vous n’êtes pas capable, tout comme lorsque vous étiez enfant et que vous remettiez tout l’administratif à vos parents mécaniquement.
Rassurez vous, pour être franc, personne ne connaît tous les documents officiels sur le bout des doigts et il ne faut pas vous blâmer si les documents administratifs vous font peur. Néanmoins, le fait de garder cette peur en vous va vous laisser douter de vos compétences à gérer des situations d’adultes.
Par ailleurs, si vous avez tendance à procrastiner et souhaitez améliorer votre productivité en télétravail, je vous propose un guide offert ci-dessous rempli de conseils pratiques que j’ai personnellement testés.
b. Répercussions sur la vie professionnelle
Sans doute la moins joyeuse des répercussions, mais les sanctions administratives sont nombreuses dans notre pays. Généralement financières, les coûts peuvent aller de quelques centaines d’euros à plusieurs milliers selon le document et le temps cumulé pour résoudre les problèmes administratifs.
Quant aux entrepreneurs individuels ou aux travailleurs indépendants, ils peuvent se retrouver dans des situations précaires si leur incapacité à gérer les aspects administratifs de leur activité entraîne des retards de paiement ou des non-conformités avec les réglementations.
Ainsi, les répercussions de la phobie administrative sur la vie professionnelle peuvent être sévères et durables.
c. Stress et perte de motivation liés à la procrastination administrative
Comment parler de procrastination sans évoquer l’anxiété qui peut y être associée et c’est certainement ce qui vous a poussé à naviguer sur la toile en recherche de solutions. Le stress est très courant et provient généralement du doute lorsque vous remplissez un document officiel, alors il devient plus simple de contourner le problème à travers la procrastination.
Jusqu’à laisser une pile de papier qui vous prendrait plusieurs jours de travail acharné à compléter. C’est un petit peu comme le ménage dans votre domicile, si vous ne vous y prenez pas régulièrement, viendra un moment où les insectes investiront les lieux.
Dans tous les cas, le stress ne fera que grandir entraînant une perte de motivation durable.
III. Les méthodes clés pour surmonter la procrastination administrative
À présent, rentrons dans le vif du sujet et voyons les différentes méthodes pour pallier la procrastination administrative. Je vous ai prévu des méthodes simples que vous pouvez appliquer dès aujourd’hui.
a. Planification efficace des tâches administratives
Il n’y a pas vraiment de recette miracle, mais la planification est déjà un grand pas vers la gestion efficace des tâches administratives. Personnellement, je préfère m’en occuper le matin assez tôt, avant de commencer à travailler, histoire de me sentir libéré une fois ces documents terminés et envoyés.
Si vous en avez beaucoup sous le coude, inutile de tout faire d’une traite. Commencez par les documents les plus courts et ceux ayant la deadline la plus courte dans un premier temps. N’hésitez pas à faire des photocopies des documents si possible avant de les compléter si vous avez peur de faire des erreurs.
b. Toujours avoir des dossiers organisés sur son PC et en imprimé
L’organisation est également un point qui vous fait défaut. Lorsqu’il vous est demandé de retrouver un document administratif, vous passez des heures à le chercher, parfois sans jamais le retrouver. Souvent en vrac dans vos placards ou éparpillé un peu partout dans votre domicile, il est impossible de vous y retrouver.
Ainsi, je vous recommande de vous procurer des pochettes plastiques épaisses (pour l’eau, on ne sait jamais), des post-its et des chemises de bureau de plusieurs couleurs si possible. Commencez par ranger dans les chemises les différents documents relatifs à la sécurité sociale, puis vos assurances, vos documents d’entreprises et ainsi de suite.
Il vous sera plus facile de vous y retrouver même si les documents sont incomplets. Ensuite, vous pouvez écrire sur les chemises le service ou toute autre indication pour vous repérer. Utilisez les post-its pour y noter d’éventuels documents manquants. Enfin, rangez ces chemises de bureau dans les pochettes plastiques par ordre de priorité comme tel :
- Une pochette de couleur rouge pour ce qui est urgent
- Une pochette de couleur orange pour les documents moins urgents
- Une pochette jaune pour les documents à conserver
Prenez le temps de ranger vos documents et vous aurez déjà plus de motivation à travailler dessus. Rappelez-vous que la manière la plus simple de manger un éléphant reste de le découper morceau par morceau. Alors retroussez-vous les manches et au boulot !
c. Engager une secrétaire indépendante / juriste
C’est peut-être la solution la plus simple, mais l’investissement est parfois nécessaire si vous n’avez ni le temps ni la possibilité de gérer vos tâches administratives. Engager une secrétaire indépendante ou un juriste est possible même pour des particuliers et permet de réduire la procrastination administrative en déléguant ses responsabilités comme :
- La gestion des courriers
- La planification des rendez-vous
- La préparation et l’envoi des documents
- Une assistance dans les procédures complexes
Vous aurez ainsi la tranquillité d’esprit et un travail de qualité qui vous permettra de rester concentré sur ce que vous savez faire de mieux.
d. Prendre le temps de comprendre à quoi sert chaque document / se renseigner
Pour finir, le meilleur conseil que je puisse vous donner reste d’apprendre vous-même à remplir vos documents en demandant de l’aide aux services d’État si besoin. Certains documents sont accompagnés d’une fiche explicative qui peut vous aider.
Ce n’est peut-être pas la méthode la plus rapide, mais je peux vous garantir qu’une fois que vous saurez pourquoi et comment remplir vos documents tout seul, il deviendra plus facile de les compléter.
C’est souvent le cas pour les documents fiscaux par exemple, où de nombreux justificatifs vous sont demandés pour les calculs d’impôts. Essayez de comprendre comment sont réalisés les calculs. Vous serez surpris par le nombre d’erreurs réalisées chaque année par les services de l’État et qui peuvent vous coûter de l’argent inutilement.
IV. Les erreurs courantes
Avant de se quitter, j’aimerais en profiter pour vous mettre en garde contre les erreurs les plus courantes par lesquelles je suis moi-même passé.
a. Faire confiance à des sources non fiables
Faire confiance à des sources non fiables est un piège courant, surtout lorsqu’il s’agit de gérer des tâches administratives complexes. La tentation de se débarrasser rapidement de la paperasse en la confiant à un proche ou un ami peut sembler une solution pratique.
Toutefois, bien que la confiance personnelle soit importante, elle ne remplace pas les compétences nécessaires pour traiter efficacement les démarches administratives. Cette confiance aveugle peut mener à des erreurs coûteuses et à des retards évitables.
Confier des tâches administratives à des proches, même si cela peut sembler pratique, comporte des risques significatifs. Un proche peut être bien intentionné, mais s’il n’a pas les compétences ou les connaissances nécessaires, il peut commettre des erreurs. Par exemple, il peut remplir un formulaire de manière incorrecte, oublier de fournir des documents nécessaires ou mal interpréter les instructions administratives.
Si des erreurs sont commises, c’est souvent vous qui devrez en assumer les conséquences. Les retards ou les erreurs peuvent entraîner des amendes, des rejets de dossier, ou la nécessité de refaire entièrement certaines démarches. En cas de problème, cela peut créer des tensions ou des conflits avec la personne à qui vous aviez confié la tâche.
De même, les forums en ligne peuvent sembler être une mine d’or d’informations, mais ils présentent également des risques. Les conseils donnés sur les forums sont souvent basés sur des expériences personnelles et peuvent manquer de précision ou de rigueur. Ce qui a fonctionné pour une personne peut ne pas s’appliquer à votre situation spécifique.
Les forums peuvent être remplis d’avis contradictoires, ce qui peut créer de la confusion. Naviguer à travers des opinions divergentes peut vous faire perdre du temps et vous induire en erreur. Contrairement à des sources officielles ou professionnelles, les contributeurs des forums ne sont pas tenus responsables des conséquences de leurs conseils.
b. Refuser de demander des accommodements
Refuser de demander des accommodements dans un contexte administratif peut sembler, à première vue, une manière de ne pas déranger les autres ou de montrer de l’indépendance. Pourtant, cette attitude peut mener à des complications majeures qui affectent l’efficacité et le bien-être de ceux qui ont des besoins spécifiques.
Les accommodements administratifs existent pour une raison : ils sont là pour garantir que chaque individu puisse s’acquitter de ses tâches de manière optimale, en tenant compte de ses particularités et de ses contraintes.
Si vous souffrez de maladie ou bien qu’un voyage en urgence vous contraint de disposer de plus de temps pour réaliser vos documents administratifs, alors ne pas demander d’arrangement avec le service traitant votre dossier peut vous conduire à des retards ou des sanctions financières.
On n’y pense pas forcément et pourtant, les organismes de l’État sont presque tous obligés de trouver un arrangement à l’amiable si vous en faites la demande.
c. Ne pas considérer les démarches en ligne souvent plus simples
Depuis une dizaine d’années, le gouvernement s’efforce de numériser le plus de démarches possible pour vous simplifier la vie et faciliter la gestion administrative en interne. Bien que les mauvaises habitudes du papier aient encore de beaux jours devant elles, vous pouvez à présent demander à ce que vos documents administratifs soient complétés et envoyés informatiquement.
Le gros avantage, en plus du gain de temps à l’envoi, reste la simplification de la plupart de vos démarches. Les documents sont plus clairs et vous avez même la possibilité de les télécharger pour en garder une trace sur votre ordinateur. C’est personnellement la solution que j’ai adoptée et qui m’a beaucoup aidé à finaliser la plupart des démarches que je traînais à ma cheville.
V. Ce qu’il faut retenir
Maintenant, vous avez toutes les clés en main pour vaincre votre procrastination administrative qui, bien que chronophage, nous aide tout de même à bénéficier de certains services indisponibles dans la majorité des autres pays. Cependant, surmonter la phobie administrative vous demandera forcément du temps mais reste néanmoins riche d’enseignements.
