par Je les vois, les gouttes de sueur froide chaque matin dès lors que vous ouvrez votre boîte mail. Tous les jours, votre boîte se remplit un peu plus et, plutôt que de prendre le temps de tout trier, vous vous contentez d’un grand soupir avant de refermer l’onglet.
Le problème, c’est que cette accumulation n’est pas seulement agaçante, elle a des conséquences bien réelles. Notamment le jour où vous cherchez désespérément ce mail ultra-important, celui qui contient les infos dont vous avez absolument besoin. Vous scrollez, tapez des mots-clés dans la barre de recherche, essayez de vous rappeler qui vous l’a envoyé… Rien.
À ce stade, il ne reste plus qu’à croiser les doigts et espérer qu’il ne soit pas perdu entre une promo sur des baskets et une relance d’un site dont vous ne vous souvenez même plus avoir été client.
Heureusement, il y a des solutions que nous allons parcourir ensemble.
Non, il ne s’agit pas de tout supprimer et de repartir de zéro (même si l’idée peut être tentante). Simplement d’appliquer quelques habitudes dans votre organisation pour remettre de l’ordre dans votre boîte mail durablement. Parce que l’objectif, ce n’est pas juste de ranger une fois pour tout recommencer dans un mois, c’est d’avoir une boîte mail qui respire, où chaque message trouve sa place et où vous retrouvez ce dont vous avez besoin en quelques clics.
I. Faire le grand ménage dans sa boîte mail
Pour y voir plus clair, il faut déjà commencer par un bon gros ménage. Pas question de simplement jeter deux ou trois mails au hasard. Nous allons devoir sortir les grands moyens pour dégager tout ce qui encombre et repartir sur de bonnes bases.
1. Supprimer les mails inutiles
Oui, je parle de ces promotions expirées que vous avez gardées « au cas où », des notifications de réseaux sociaux que vous n’avez jamais ouvertes et de ces newsletters que vous aviez promis de lire un jour… mais qui attendent toujours leur moment de gloire.
Soyons honnêtes, si vous ne les avez pas ouvertes en six mois, vous ne les lirez jamais. Autant s’en débarrasser…
Pour éviter de scroller pendant des heures, utilisez la fonction de recherche de votre boîte mail. Tapez des mots-clés comme “newsletter”, “promo”, “notification” ou filtrez par expéditeur (les sites e-commerce adorent inonder votre boîte de messages).
Vous pouvez aussi trier par date et supprimer en masse tout ce qui date d’il y a plus d’un an et n’a plus aucun intérêt. Un petit clic, et hop, c’est du passé.
2. Se désabonner des newsletters inutiles
Alors là, il va falloir mettre les mains dans le cambouis. Mais pas de panique, il y a une astuce simple :
- Tapez “unsubscribe” ou “se désabonner” dans la barre de recherche de votre boîte mail. Cela affichera tous les e-mails contenant un lien de désinscription.
- Parcourez rapidement la liste et ouvrez ceux qui ne vous intéressent plus.
- Cliquez sur “Se désinscrire”, souvent tout en bas du mail, en tout petit.
C’est un peu fastidieux, mais après ça, vous ne serez plus harcelé par des offres dont vous n’avez rien à faire.
Gardez uniquement les newsletters qui vous apportent une vraie valeur, celles qui vous informent, vous inspirent ou vous font vraiment plaisir à lire.
3. Archiver plutôt que supprimer
Hum… quelle différence me diriez vous ?
C’est très simple à comprendre, supprimer un mail revient à le jeter définitivement à la corbeille. Après un certain temps, il disparaît complètement et devient irrécupérable. L’archiver en revanche, c’est « ranger » un mail hors de la boîte de réception, sans l’effacer. Il ne vous encombre plus, mais reste accessible en cas de besoin. C’est comme mettre un document dans un tiroir au lieu de le laisser traîner sur votre bureau.
L’avantage c’est que vous conservez ce qui peut être utile un jour, sans polluer visuellement votre boîte de réception. Si vous avez besoin d’un mail archivé, un simple coup de barre de recherche et vous le retrouvez en quelques secondes.
II. Mettre en place une organisation efficace
Bon maintenant il est temps de mettre fin au bazar efficacement et sur le long terme. Pour ça, je vais vous donner les astuces que j’utilise personnellement pour m’y retrouver parmi la centaine d’emails que je reçois chaque jour.
1. Utiliser des dossiers
Vous avez compris tout à l’heure l’importance des mails archivés, mais je vous invite à aller plus loin en les classant avec des dossiers et des libellés.
Si vous ne l’avez jamais fait, créer des dossiers (ou des catégories) est la première étape pour éviter de vous perdre. Plutôt que de tout laisser dans la boîte de réception, rangez vos mails au fur et à mesure en fonction de leur importance et de leur usage.
Par exemple :
- Pro : pour tous les mails liés au travail.
- Perso : pour les échanges personnels, factures, abonnements, etc.
- Urgent : pour ce qui doit être traité rapidement.
- En attente : pour les mails qui nécessitent une réponse ou une action d’un tiers.
- À traiter : pour les tâches à faire mais qui ne sont pas urgentes.
- Archives : pour garder une trace des mails importants sans encombrer la boîte principale.
2. Automatiser le rangement avec des libellés
Si comme moi vous préférer Google pour recevoir vos emails, vous pouvez aussi créer des libellés (c’est possible également sur Outlook). Contrairement aux dossiers, les libellés permettent d’attribuer plusieurs catégories à un même mail, ce qui est ultra pratique pour le retrouver plus facilement.
L’idéale selon moi c’est d’avoir des filtres pour que les e-mails se classent automatiquement selon l’expéditeur ou des mots-clés précis.
- Dans Gmail, allez dans les paramètres et créez un nouveau libellé.
- Ajoutez des filtres : par exemple, tous les mails contenant le mot “facture” peuvent être marqués avec le libellé “Factures”.
- Appliquez ces règles et regardez votre boîte s’organiser toute seule.
Avec cette méthode, vous gagnez un temps fou et vous ne perdez plus jamais un mail important.
3. Adopter la méthode « Inbox Zero »
C’est avec cette méthode que j’ai commencé à me pencher sur la gestion de mes boîtes mails, alors je ne peux que vous la recommander.
Le principe est simple, vous ne devez jamais laisser d’e-mails non traités traîner dans votre boîte de réception. Mais attention, pas question de passer des heures à ruminer sur chaque message. Si répondre à un mail prend moins de 2 minutes, faites-le immédiatement.
Cela peut sembler anodin, mais c’est l’un des secrets pour éviter que des petits messages sans importance ne s’accumulent en une montagne de tâches à traiter.
Enfin, pour les emails nécessitant une réponse plus approfondie ou plusieurs actions de votre part. Vous pouvez les inclure dans un dossier « À traiter” et vous y attarder dans un moment plus opportun à condition bien sûr que ce dernier ne soit pas urgent.
III. Gérer ses e-mails au quotidien
Vous avez fait le grand ménage à présent, c’est déjà un grand pas, vous pouvez être fier de vous. Cependant, l’objectif est de garder cette belle organisation sur la durée. Alors voyons ensemble les bons réflexes à adopter.
1. Établir des plages horaires pour consulter ses mails
Comme la plupart des Français, je suis sûr que vous avez la mauvaise habitude d’ouvrir votre boîte mail toutes les cinq minutes ou bien via les notifications de votre téléphone.
Les solutions sont simples, arrêtez de vérifier vos mails en continu et (beaucoup plus dûr) désactiver vos notifications d’emails. Au lieu de garder votre boîte ouverte en permanence, fixez des créneaux dédiés dans la journée.
Par exemple, prenez quelques minutes le matin pour voir s’il y a des urgences à traiter, un moment en début d’après-midi pour répondre aux messages reçus dans la matinée et un dernier passage en fin de journée pour finaliser les échanges et préparer le lendemain.
2. Utiliser des réponses types pour gagner du temps
Pour que ce soit efficace, identifiez les e-mails que vous envoyez régulièrement. Une réponse aux demandes de renseignements, une confirmation de réception, un suivi de projet… Créez des modèles clairs et concis, tout en laissant une petite marge pour personnaliser l’e-mail si besoin.
L’objectif, c’est de ne pas envoyer un message qui ressemble à un copier-coller froid et impersonnel.
Sur Gmail, vous pouvez activer la fonction « Réponses standardisées » (dans les paramètres). Pour Outlook, il existe des modèles de mails dans « Réponses automatiques » ou encore les « Quick Parts ».
Je vous recommande d’utiliser des e-mails types pour informer vos interlocuteurs que vous êtes occupé, mais que vous lirez et répondrez à leur message dès que possible (vous pouvez préciser les créneaux horaires durant lesquels vous consultez vos e-mails). Cela peut être utile aussi lorsque vous partez en vacances ou lorsque vous êtes débordé, en leur suggérant de vous appeler (seulement) en cas d’urgence.
3. Utiliser des outils de gestion des e-mails
Dans le cas où vous ne voulez pas vous prendre la tête à gérer vos emails, vous pouvez tout à fait déléguer cette tâche à des logiciels tiers. Ces outils sont conçus pour vous faire gagner du temps et surtout, vous permettre de rester organisé sans avoir à y consacrer tout votre temps.
Voici quelques-uns des meilleurs outils à adopter pour vous organiser :
- Boomerang : avec celui-ci, vous pouvez programmer l’envoi de vos e-mails à une heure précise, ou encore créer des rappels pour ne pas oublier de traiter certains messages. Par exemple, si vous envoyez une proposition à un client et souhaitez qu’il vous réponde d’ici 3 jours, vous pouvez programmer un rappel automatique.
- SaneBox : cet outil analyse automatiquement vos habitudes de lecture et organise vos e-mails en fonction de leur priorité. Les messages importants sont directement envoyés dans votre boîte de réception, tandis que les e-mails moins urgents (comme les newsletters ou les notifications) sont déplacés dans un dossier secondaire. Vous pouvez aussi créer des règles personnalisées pour filtrer encore plus finement vos messages.
- Spark : Ce logiciel propose un tri automatique des e-mails, en séparant les messages importants des moins urgents, tout en mettant en avant les conversations auxquelles vous devez répondre en priorité. En plus du tri automatique, Spark propose des fonctionnalités avancées, comme la possibilité de collaborer directement sur un e-mail avec vos collègues, ou encore de définir des rappels pour relancer les personnes qui ne vous ont pas répondu. Je vous le recommande surtout si vous travaillez en équipe.
Si vous souhaitez aller encore plus loin dans l’optimisation de votre productivité, n’hésitez pas à jeter un œil à mon article dédié aux outils de gestion du temps. Vous y trouverez des extensions pratiques qui vous aideront à rester organisé : 25 Meilleures extensions Google Chrome de productivité en télétravail.
Reprenez le contrôle de votre boîte mail
Quand on y pense, la gestion des e-mails occupe une place bien plus importante dans nos vies professionnelles et personnelles qu’on ne veut bien l’admettre. La boîte de réception est l’un des premiers endroits où l’on commence notre journée.
En réalité, l’objectif n’est pas seulement de trouver un moyen d’alléger votre boîte mail, mais de créer un environnement plus propice à votre efficacité.
Alors oui, le changement peut prendre un peu de temps au départ, mais imaginez-vous dans quelques semaines, quand votre boîte de réception sera une zone maîtrisée. Vous vous sentirez plus serein, plus concentré et plus organisé. Vous aurez ainsi plus de temps et d’énergie pour vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
