par Je comprends qu’en tant qu’indépendant en télétravail ou entrepreneur dans vos locaux, vous recherchez peut-être la nouvelle pépite qui abrégera la plupart de vos tâches les plus récurrentes et évitera la procrastination au travail, même si certaines peuvent s’avérer très chronophages.
Eh bien, vous n’êtes pas seul.
On estime que vous perdez en moyenne 1 heure et 45 minutes chaque jour à effectuer des tâches qui pourraient être automatisées par l’un des nombreux logiciels que je vais vous présenter aujourd’hui.
I. Gestion des tâches et des projets
1. Todoist : Pour créer et organiser des listes de tâches à faire
Pour ce premier outil, je vous propose une solution appelée Todolist, souvent qualifiée de « tout-en-un ». Très prisée des start-ups et développée depuis plus de 17 ans, c’est dire…
Les fonctionnalités sont nombreuses, et vous avez également la possibilité d’intégrer Todolist à d’autres plugins ou logiciels tels que Zapier, Teams, Google Agenda et même Alexa. Ce que j’apprécie particulièrement avec cet outil, c’est sa capacité à organiser des projets en les priorisant, en classant les tâches et les sous-tâches sur plusieurs semaines, avec la possibilité d’ajouter des collègues pour travailler en équipe.
Le travail devient alors beaucoup plus fluide avec une véritable feuille de route dynamique. Vous avez également la possibilité de visualiser vos tâches accomplies et un graphique complet sur le nombre de tâches terminées, ce qui vous permet de repérer facilement vos pics de productivité et surtout de mettre un terme à vos moments de procrastination.
Bien que le logiciel soit complet, le seul défaut que je pourrais lui trouver réside peut-être dans sa complexité. Il vous faudra du temps avant de prendre vos marques avec cet outil, surtout si vous devez gérer plusieurs projets à la fois.
Enfin, pour parler chiffres, Todolist propose une version gratuite que vous pouvez utiliser à vie. Je la trouve raisonnable en termes de fonctionnalités si vous travaillez seul, cependant, vous ne pourrez gérer que 5 projets et vous n’aurez pas de rappel des tâches automatiques.
Sinon, il vous reste la version à 5€/mois (ou 4€/mois avec un cycle de facturation annuel) si vous avez l’habitude de travailler en équipe, ou bien l’offre business qui s’adresse aux entreprises à 8€/membre/mois, pouvant être réduite à 6€ si vous optez pour une facturation annuelle.
2. Trello : Pour gérer visuellement les projets à l’aide de cartes et de tableaux
Encore un logiciel de gestion de projet complet que vous pouvez utiliser, surtout en équipe, et qui vous sera pratique pour établir des brainstormings et organiser vos tâches sous forme de « cartes » attribuées à votre équipe.
Ainsi, d’un simple coup d’œil, vous pourrez voir l’avancement de vos projets, qui se charge de certaines tâches, avec une manipulation aisée grâce au glisser-déposer. Plutôt pratique pour l’avoir testé.
De plus, comme pour la plupart des logiciels présentés ici, vous avez des fonctionnalités supplémentaires via l’intelligence artificielle, qui dans le cas de Trello peut s’avérer efficace pour résumer, corriger et lister de longs textes en courtes tâches et sous-tâches.
Attention cependant à bien vous former sur cet outil qui, comme Todolist, reste une véritable machine à gaz. Heureusement, il dispose tout de même d’un guide détaillé sur l’utilisation, avec également un support client très réactif.
Quant aux offres, Trello facture tout de même un peu plus cher que ses concurrents, avec une offre gratuite permanente ainsi que d’autres offres facturées par utilisateur et par mois, allant de 5$ jusqu’à 17,50$.
Là encore, tout dépendra de vos besoins. Personnellement, en tant qu’indépendant, l’offre gratuite me convient déjà, et j’ai également la possibilité de suivre les activités de mes prestataires et sous-traitants directement depuis mon téléphone via leur application disponible sur Android et iOS.
3. Facture.net : Pour créer des devis, des factures et gérer les finances de manière simple et intuitive
Voilà un logiciel qui me rend nostalgique. Je me rappelle avoir utilisé Facture.net pour éditer et envoyer mes premières factures il y a 4 ans, dans le seul but de percevoir de manière légale de quoi financer mon loyer lorsque j’étais encore étudiant.
Cet outil est 100% gratuit de A à Z, ce qui est plutôt rare de nos jours, alors profitez-en ! De plus, il est très simple d’utilisation et vous permet de réaliser vos factures, vos devis, vos avoirs, et également de suivre à travers des graphiques complets vos factures réglées et les retards de paiement.
Aujourd’hui encore, j’utilise Facture.net, bien que je préfère exporter en un clic les données pour effectuer ma comptabilité via Excel avec mes propres KPIs, indisponibles sur cet outil malheureusement.
4. Later : Pour planifier et publier du contenu sur Instagram, Facebook, Twitter et Pinterest
Malgré mon jeune âge, je n’ai jamais été très attiré par les réseaux sociaux, mais vous savez ce qu’on dit : les réseaux sociaux sont les cours de récréation d’internet. En d’autres termes, c’est l’endroit idéal pour devenir populaire dans son domaine et se constituer un réseau.
Cependant, créer du contenu régulièrement et animer ses réseaux doit se faire quotidiennement, d’autant que vos publications doivent être diffusées à certains moments de la journée où votre audience est la plus susceptible de les voir. Sinon, cela revient à organiser un apéritif entre amis à 6 heures du matin, avec peu de chances d’avoir des invités disponibles.
Grâce à Later, vous aurez la possibilité de créer vos contenus à l’avance et de programmer les heures d’envoi sur tous vos réseaux, et ce, sur plusieurs mois. Vous bénéficierez également de statistiques détaillées et de la possibilité d’intégrer l’intelligence artificielle pour créer vos contenus.
Les tarifs de Later restent plutôt raisonnables compte tenu de ses fonctionnalités, avec des prix allant de 16,67$ par mois à 80$ par mois pour l’offre la plus complète. Vous avez également la possibilité de choisir entre une offre mensuelle ou annuelle, avec la particularité de recevoir 4 mois offerts si vous optez pour une offre annuelle. Dans tous les cas, vous aurez la possibilité de tester l’outil pendant 14 jours avant de faire votre choix.
5. DocuSign : Pour envoyer, signer et gérer des documents électroniques en toute sécurité
Avec plus d’un milliard d’utilisateurs à travers le monde, DocuSign n’est autre qu’une solution efficace pour signer de manière conforme et légale tous vos documents officiels. Personnellement, je l’utilise pour mes contrats de prestation, que je peux signer en dessinant sur mon téléphone, mais vous pouvez également faire signer un document avec le visage de vos clients.
Cet outil reste très simple d’utilisation et permet d’envoyer et de stocker vos documents de manière sécurisée.
Vous pouvez tester DocuSign pendant 30 jours, puis souscrire à l’une des nombreuses offres proposées, oscillant de 9€ à 62€ par mois, avec des réductions selon que vous choisissiez de payer annuellement ou mensuellement. Il y en a pour toutes les bourses et les besoins, avec notamment des offres spéciales et adaptées aux professionnels de l’immobilier.
6. Notion : Pour prendre des notes, organiser des projets et collaborer avec des équipes
On ne le présente plus… C’est sans doute l’outil le plus utilisé lorsqu’il s’agit de productivité, et pourtant assez peu connu en France avant la période du Covid-19. Notion est à mon sens le logiciel de gestion de projet le plus complet disponible sur le marché, mais c’est aussi le plus complexe à utiliser.
Il a été conçu pour s’adapter à presque tous les domaines du numérique (RH, marketing, design, développement web, etc.), mais pas seulement. Il propose également des solutions pour les associations étudiantes, les étudiants et leurs professeurs, les télétravailleurs, les petites, moyennes et grandes entreprises, et même les associations à but non lucratif. Ce qui en fait un véritable bijou de gestion de projet.
En ce qui concerne les fonctionnalités, je pourrais même pas toutes les énumérer, il faudrait un article entièrement dédié à l’outil. Mais pour vous en citer quelques-unes, vous pouvez par exemple gérer votre calendrier et celui de vos coéquipiers, concevoir vos feuilles de route avec vos objectifs de la semaine, etc.
Ce que je trouve le plus important, c’est la possibilité de moduler entièrement l’interface de Notion selon votre projet, grâce notamment aux nombreux modèles publiés par les membres de Notion eux-mêmes ! Il y en a plusieurs dizaines de milliers, certains gratuits, d’autres payants, donc à vous de trouver celui qui convient à vos besoins.
En ce qui concerne les tarifs, Notion ne fait pas exception et propose également une offre 100% gratuite que je trouve déjà assez complète pour un travailleur indépendant. Cependant, pour une PME/TPE, il existe des offres spécifiques avec la possibilité d’y inclure une IA développée par Notion, que je vous invite à consulter.
II. Suivi du temps et de la productivité
Maintenant que vous maîtrisez les outils technologiques pour la gestion de vos projets et de vos tâches, je voudrais mettre l’accent cette fois-ci sur les logiciels de suivi du temps et de la productivité que vous pouvez utiliser en complément.
7. Focus Booster : Pour suivre le temps de travail et utiliser la technique Pomodoro
En effet, même si savoir mener des projets à la baguette reste une qualité louable, la gestion efficace de votre temps est tout aussi cruciale pour atteindre vos objectifs.
C’est là que l’outil Focus Booster entre en jeu comme une bonne alternative pour une gestion efficace du temps, notamment grâce à la méthode Pomodoro. Si cela ne vous dit rien, je vous invite à consulter mon article complet sur la méthode Pomodoro.
L’idée derrière cet outil est de vous maintenir concentré pendant des périodes de 25 minutes, alternées avec des pauses régulières. Vous pourrez ainsi identifier les moments où vous êtes le plus productif, ainsi que le nombre d’heures travaillées, utile notamment dans le cadre d’une facturation à l’heure auprès de vos clients, le cas échéant.
En ce qui concerne les prix, vous disposerez comme d’habitude d’une offre gratuite, ainsi que d’une version professionnelle plus complète à 4,99$ par mois ou 54,89$ pour une année, avec 30 jours d’essai offerts.
8. Forest : Pour rester concentré en cultivant un arbre virtuel pendant le travail
Avec déjà plus de 10 millions d’utilisateurs sur leurs applications Android, iOS, ainsi que leur extension Chrome, Forest est aujourd’hui l’application de productivité numéro 1 dans le domaine, présente dans 136 pays.
Le principe de l’application est très simple : vous programmez un minuteur qui plantera un arbre virtuel sur l’application. En fonction du temps qui s’écoule sur le minuteur, l’arbre grandit. Si vous cédez à la tentation d’utiliser votre téléphone et de quitter l’application, votre arbre se fanera.
Vous gardez ainsi le contrôle sur votre temps de concentration tout en contribuant à une cause noble, car l’entreprise derrière Forest met un point d’honneur à planter des arbres réels à travers le monde.
D’autre part, si vous avez tendance à procrastiner et que vous cherchez à améliorer votre productivité en télétravail, je vous propose un guide gratuit spécialement conçu pour vous. Il regorge de conseils pratiques, éprouvés par moi-même, et vous pouvez le télécharger immédiatement ci-dessous.
III. Blocage de distractions en ligne
Les distractions en ligne peuvent être la principale cause de vos moments de procrastination, et le plus insidieux dans cette histoire est que vous vous rendez compte vous-même que vous ne progressez plus, mais vous continuez comme si vous aviez tout le temps du monde. C’est pourquoi je vais vous présenter quelques outils que j’ai pu tester pour remédier à ce problème, qui me concerne également.
9. StayFocusd : Pour limiter le temps passé sur des sites web non productifs
L’objectif de cette extension Chrome est de vous faire prendre conscience du temps « perdu » passé sur des sites internet ou des jeux qui empiètent sur votre temps de travail. La bonne nouvelle est que vous avez la possibilité de bloquer ces sites pendant plusieurs heures ou jours pour rester concentré sur ce qui compte vraiment.
Mais ce n’est pas tout, vous pouvez également bloquer seulement une partie d’un site internet. Par exemple, vous pouvez demander à StayFocusd de vous empêcher d’accéder à une chaîne YouTube en particulier ou de consulter certaines pages de vos acteurs préférés sur Instagram.
C’est indéniablement un avantage, d’autant plus que cette extension est disponible gratuitement malgré certaines limitations. Toutefois, il est important de noter qu’elle est exclusivement compatible avec Google Chrome et limitée à une utilisation sur les sites web, excluant ainsi les applications téléchargées sur votre ordinateur.
10. Cold Turkey : Pour bloquer l’accès à des sites web et des applications pendant des périodes définies
Beaucoup plus complet que le logiciel précédent, Cold Turkey est un outil permettant également de bloquer des sites internet, des applications, des jeux, voire même des parties spécifiques d’un site web pendant une durée de votre choix. Mais ce n’est pas tout !
Il permet également de bloquer certains mots que vous pourriez taper sur n’importe quel site, et même de verrouiller la fonctionnalité permettant de mettre fin à une session de blocage avant que le temps ne soit totalement écoulé, si vous avez du mal à respecter les délais.
Pour moi, il s’agit de l’un des outils les plus complets disponibles sur le marché, d’autant plus que vous avez la possibilité de planifier à l’avance vos moments de travail et de distraction sans avoir à le faire manuellement. De plus, Cold Turkey est disponible sur MacOS et propose une version gratuite ainsi qu’un accès à vie à seulement 35€ pour sa version complète, ce qui est selon moi très raisonnable.
11. Freedom : Pour bloquer l’accès à des distractions en ligne pendant des périodes définies
Enfin, j’aimerais conclure en vous parlant d’un logiciel bluffant sur lequel je suis tombé en écrivant cet article. À la fois très similaire à Cold Turkey en termes de fonctionnalités, Freedom se démarque en proposant une application mobile et tablette que vous pouvez synchroniser avec votre ordinateur, idéale si vous avez tendance à tricher lors de vos moments de concentration.
Ce logiciel, disponible sur les appareils Apple et Android, offre également des sons d’ambiance et même la possibilité de bloquer l’accès à Internet en un seul bouton, si cela est vraiment nécessaire pour arrêter de procrastiner.
Vous pouvez tester Freedom gratuitement, puis choisir entre une offre mensuelle à 8,99$, annuelle à 3,33$ par mois ou bien une offre à vie pour 99,50$.
IV. Gestion de l’organisation et des idées
Il est fort probable que vous ayez déjà eu une brillante idée en faisant vos courses, en prenant une douche, ou en vous promenant à l’extérieur, et peut-être avez-vous choisi de ne pas la noter en pensant que vous vous en souviendriez : Grosse erreur ! Vos idées valent de l’or, et il est peu probable que vous vous en rappeliez toujours le lendemain.
12. MindMeister : Pour créer des cartes mentales et organiser des idées de manière visuelle
C’est personnellement l’un des logiciels que j’utilise le plus de cet article. À la fois ergonomique et pratique, MindMeister a été conçu pour créer des cartes mentales. Idéal pour développer une idée, élaborer un business plan, ou simplement présenter de manière claire un projet en construction à un client.
La version gratuite vous permet de créer seulement quelques cartes mentales. Si vous en désirez plus, il vous faudra passer à la version Pro, qui vous offre un nombre illimité de cartes avec la possibilité d’y inclure des images ou d’exporter vos cartes au format PDF.
Cependant, le prix reste un peu élevé pour une utilisation personnelle. Vous avez la possibilité de payer tous les 6 mois la somme de 86,40€ TTC, ou une fois par an pour 144€ TTC.
13. Evernote : Pour prendre des notes, organiser des idées et collaborer sur des projets
Assez similaire à Notion, Evernote est une solution très pratique pour prendre des notes où que vous soyez. Disponible sur Android, iOS, Windows et MacOS, vous n’avez plus d’excuse pour noter vos idées, garder une trace de vos réunions au même endroit, ou numériser vos factures.
Vous pourrez également gérer vos projets en équipe et même intégrer Evernote à votre groupe Slack. Les fonctionnalités sont nombreuses, tout comme les options tarifaires, avec une version gratuite ainsi qu’une offre spéciale pour les entreprises.
V. Amélioration de la concentration et de la relaxation
Maintenant, passons aux logiciels de productivité dits “exotiques”. Je suis persuadé que vous ne les connaissez peut-être pas, pourtant ils promettent d’améliorer la concentration et la relaxation au travail et prennent de plus en plus de parts de marché de l’autre côté de l’Atlantique. Mais que valent ils réellement ?
14. Noisli : Pour bloquer les distractions sonores avec des bruits d’ambiance personnalisables
Après avoir testé Noisli pendant plusieurs semaines, je reste très impressionné par l’ambiance qu’il crée autour de moi lorsque je démarre une session de travail, le casque posé sur mes oreilles toute la journée.
Cette application web offre un large éventail de 28 sons naturels avec des fréquences conçues pour stimuler certaines régions de votre cerveau, accroître la concentration et réduire le stress. À la différence de Spotify qui propose déjà ce genre de sons, vous avez la possibilité d’en combiner plusieurs (comme le bruit des feuilles et l’orage) en ajustant le volume de chaque son par rapport aux autres.
Cerise sur le gâteau, Noisli propose également un minuteur que vous pouvez utiliser pour appliquer la méthode Pomodoro, ainsi qu’un éditeur de texte minimaliste et sans distraction.
En ce qui concerne les prix, vous pouvez opter pour la version gratuite qui, à mon avis, convient parfaitement. Ou vous avez également des offres payantes à partir de 8€/mois si vous souhaitez aller plus loin.
15. Focus@Will : Pour améliorer la concentration avec de la musique de fond adaptée
Dans la même lignée que Noisli, Focus@will propose également une vaste bibliothèque de sons. Créée il y a 7 ans par des scientifiques, des musicologues et des producteurs, cette application permet de maintenir votre concentration jusqu’à 100 minutes, alors que le cerveau humain ne peut généralement rester concentré que pendant environ 20 minutes avant de nécessiter une pause, selon les neuroscientifiques.
Focus@will offre une période d’essai d’une semaine, avec des prix commençant à 7,49$ par mois. Ces prix peuvent être considérablement réduits si vous optez pour une offre de groupe, ce qui est particulièrement pratique pour les étudiants.
IV. Ce qu’il faut retenir
En conclusion, tous ces logiciels de productivité représentent, à mes yeux, un excellent moyen de lutter contre la procrastination, et de nombreuses startups les ont déjà adoptés. Cependant, il est important de rappeler que ces outils, aussi nombreux que vous les utilisiez, ne pourront rien pour vous sans un apport de bonne volonté de votre part.
Ce n’est qu’en faisant preuve de cette volonté que vous pourrez véritablement maximiser votre concentration au travail et dire adieu à la procrastination.
